ОТНОШЕНИЯ С
ВНУТРЕННЕЙ ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
2. Диапазон используемых
медиа и методов
5. Видеоматериалы и системы
закрытого телевидения
8. Ящики для сбора предложений
9. Программа высказывания
своего мнения
10. Передачи типа «общественный
адрес»
12. Заводские советы и комитеты
14. Ознакомительная
литература
15. Конференции
сотрудников и собрания на местах
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОММУНИКАЦИИ С ВНУТРЕННИМ
ОБЩЕНИЕМ
21. «Лицом к лицу» и
снизу вверх
22. Сложности коммуникации
между руководством и сотрудниками
23.
Пояснение политики компании и того, как руководство осуществляет управление
24. Пояснение к годовому
отчету и результатам
25. Интегрирование персонала
поглощенной структуры
26. Объяснение новых
технологий
31. Пособия и льготы
сотрудникам
35. Обратная связь и
результаты
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ГЛАВЕ 14
Как мы уже видели в гл. 10 на примере
внутрифирменных изданий, внутренний PR также важен, как и внешний. Если за критерий оценки взять
деньги, то первый из них может способствовать прибыльности в той же степени,
что второй. Но отношения сотрудников –
это не то же самое, что производственные отношения (где внимание в первую
очередь уделяется оплате труда и условиям работы), хотя производственные
отношения зависят от эффективности коммуникаций между сотрудниками.
Внутренние коммуникации могут быть трех
видов: сверху вниз – от работодателя к
сотруднику, снизу вверх – от сотрудника к
работодателю и боковыми – между сотрудниками.
Внутренний PR эффективен, если:
(a).
управление
осуществляется на основе справедливости;
(b).
администрация
понимает ценность и важность отношений в коллективе;
(c).
есть
менеджер по коммуникациям (PR-менеджер), который не только имеет достаточные
квалификацию и опыт, но и может воспользоваться современными технологиями;
некоторые из них были описаны в гл. 10.
Здесь мы используем понятие «менеджер по
коммуникациям». Менеджер по коммуникациям может быть и PR-менеджером (см. гл. 3) или
редактором штатной газеты, чьи задачи в этом случае становятся более широкими и
включают в себя остальную PR-деятельность; в любом случае должностные названия значат меньше,
чем фактические должностные обязанности, и то внимание, которое администрация
уделяет роли внутреннего PR. Должность менеджера по коммуникациям желательно занимать
специалисту, который является членом BAIE или IABC (Международной ассоциации бизнес-коммуникаторов), у которой есть
Британское отделение.
2. Диапазон
используемых медиа и методов
Разнообразие коммуникационных видов помощи
бесконечно, но каждая организация пользуется относительно небольшим числом
методов, которые подходят для нее наилучшим образом. Многое зависит от типа
организации, ее вида, состава кадров, расположения рабочих мест. Очевидно, что
универмаг очень мал по сравнению с линией морского пароходства или
международной компанией, также значительно отличается персонал, например,
организаций, занимающихся компьютерным обеспечением и маринованием лука.
Подробно диапазон используемых медиа и методов показан ниже.
См. гл. 10.
Стандартные доски (noticeboards) для размещения PR-объявлений и сообщений могут быть
расположены в удобных местах по всей организации так, чтобы все работники
получали одинаковую информацию в одно время. Сообщения могут быть напечатаны в
формате постера и прикреплены к доске или доска может состоять из секций или
зажимов для каждого отдельного сообщения. Никакие другие объявления на этих
досках не рекомендуются.
В идеале все сообщения для досок
объявлений следует поручить одному лицу (например, PR-специалисту), который придаст им
привлекательную форму и будет ответственным за их размещение. Только этому
человеку (или его представителям) следует разрешать размещать сообщения на
досках объявлений.
5.
Видеоматериалы и системы закрытого телевидения
Телевизионный экран, ставший каждодневной
частью жизни многих людей, является хорошим средством и для персонализированных обращений, как записанных заранее, так и
сделанных в прямом эфире. Польза этого современного способа заключается в
личном общении, в варианте «лицом к лицу», которое может привести к более
глубокому взаимопониманию между администрацией и персоналом.
Известнейшим примером этого рода была деятельность
компании United Biscuits, у которой возникла проблема поддержания
удовлетворенности работой у персонала, в большинстве иммигрантов, работающих на
шумных заводах, где вести разговор затруднительно или невозможно. Решением
проблемы стала установка большого количества репродукторов в местах, пригодных
для прослушивания радио, с громкостью, превышающей грохот оборудования, или
совсем рядом с маленькими группами рабочих. Радиопрограммы, создаваемые на
собственной радиостанции компании, включали сводки новостей, спортивную
хронику, музыку по заявкам и сообщения личного характера. Девять заводов
компании находились на расстоянии сотни миль друг от друга (Лондон, Манчестер и
Глазго), и программы транслировались с помощью наземных линий компании ВТ.
Сегодня программы собственных радиостанций компаний заменены программами
местных радиостанций.
Ежедневная сводка новостей компании может каждый день
записываться на магнитофон, и сотрудники, позвонив по определенному номеру,
могут ее послушать. Возможен и другой вариант, когда сотрудники могут
поделиться по телефону своими идеями, которые записываются на пленку. Эти
предложения можно связать с программой поощрения, когда вознаграждение дается в
соответствии с эффективностью от внедрения конкретной идеи. Вознаграждение
может быть и в виде призов.
8.
Ящики для сбора предложений
В ящики, размещенные на видных местах в каждом
помещении, сотрудники могут опускать листки с записанными на них своими идеями,
предложениями, жалобами или замечаниями.
9.
Программы высказывания своего мнения
Это американский метод получения обратной связи на
уровне цеха и других уровнях. При этом используется один из подходов, например,
описанных в 7 и 8; программы также могут включать и другие
варианты, такие, как право звонить непосредственно генеральному директору,
метод открытых дверей (см. ниже), письма-послания администрации и
заполнение печатных форм, опускаемых в ящики для сбора предложений.
Здесь необходимо несколько пояснить метод открытых
дверей: фраза «Моя дверь всегда открыта (для всех)» свойственна администрации
«открытого» типа, она свидетельствует об отказе от концепции секретности, от
атмосферы разобщенности и равнодушия, в результате которой создается
искусственный барьер между администрацией и служащими.
10.
Передачи типа «общественный адрес»
Администрация может выступить по радио перед
служащими, используя систему публичных выступлений, – так называемые передачи «общественный адрес» (public address, PA). Это гибкая программа, так что на больших заводах
обращения руководства могут передаваться во время рабочего дня. Здесь нет
близости зрительного восприятия, как по телевидению, но маленький размер
телевизионного экрана может быть помехой, когда выступление должно проводиться
перед большим количеством людей.
Разговоры типа «лицом к лицу» действительно – одна из наиболее эффективных форм открытого
менеджмента. Их преимущество над радио- и телепередачами в том, что сотрудники
могут непосредственно задавать вопросы и высказывать свои точки зрения. Для
персонала это благоприятные условия общения, а для администрации – возможность из первых уст выслушать обращение, т.е.
это хорошая форма обратной связи, необходимой для действенного общения со
служащими. В любом случае администрация не должна расценивать контакты с
Сотрудниками как односторонние, что порой бывает при обращении политиков «с
народом».
12. Заводские
советы и комитеты
Именно в Европе,
где забастовки происходят реже, чем где-нибудь, в компаниях, которые имеют
директоров из рабочих в правлении, обычно формируются заводские советы и
комитеты. Когда есть партнерство с рабочими или их участие, служащие знают и
понимают, что происходит. Они могут оказывать влияние на управление
организацией и едва ли будут «резать курицу, несущую золотые яйца». Это урок,
который старомодному британскому руководству еще только предстоит усвоить. Так,
заводской совет (с множеством комитетов) был очень успешно использован ICI.
Аудиовизуальные
средства (AVs) этого типа могут быть
использованы для таких целей, как вводный курс для новых сотрудников,
объяснение техники безопасности, описание достижений компании, разъяснение
годового отчета и результатов деятельности компании за год, набор кадров,
демонстрация применения нового изделия и даже демонстрация красот того места,
куда переезжает компания.
В настоящее
время множество компаний, особенно относящихся к основным отраслям национальной
промышленности, которые были приватизированы, поощряют служащих становиться
акционерами, при этом видеоверсия годового отчета и годовых счетов стала важным
средством информации, способствующим более тесным отношениям между
администрацией и сотрудниками.
14.
Ознакомительная литература
Для новых
сотрудников история организации, рассказ о том, как она работает, иерархическая
структура администрации, и должностные обязанности могут быть приведены в
ознакомительной брошюре, буклете.
15. Конференции
сотрудников и собрания на местах
Собрания
сотрудников в штаб-квартире или на местах в офисах или общенациональные
конференции – это полезные
встречи, которые помогают объединять сотрудников и создают хорошие отношения
между администрацией и сотрудниками. Кроме того, в ходе таких мероприятий
происходит общение «лицом к лицу».
Посещение высшим
руководством своих филиалов или отдаленных подразделений может создать хорошие
отношения и устранить чувство, что «верхи» находятся где-то далеко и
недосягаемы. Эти посещения могут часто совпадать с дружеской церемонией
празднования по поводу повышения в должности, присуждения премии или личного события,
касающегося кого-нибудь из работающих в филиале компании.
Сотрудники не
должны замыкаться в своих подразделениях, так они никогда не узнают, что
происходит в других отделах организации. О других подразделениях они могут
узнать из фирменных изданий, фильмов и видеоматериалов, но реальные поездки и
посещения коллег могут быть более полезными и поучительными. Так, работающие на
производстве могут быть представлены тем, кто занимается продвижением товара до
потребителя, например, сотрудникам, работающим в магазинах компании, а продавцы
магазинов могут посетить завод, где выпускаются товары, которые они продают.
Вечера,
торжественные обеды, совместный выезд на природу и спортивные мероприятия, в
том числе с приглашением членов семей и друзей, также помогают консолидировать
коллектив.
Для демонстрации
и объяснения истории компании или ее политики, того, чем она занимается и как
она действует, могут использоваться постоянные передвижные и переносные
выставки. Они могут рассказывать историю производственного процесса,
демонстрировать, как компания действует по всему миру, или описывать предстоящую рекламную кампанию.
Постоянные выставки могут быть достаточно крупными и иметь действующие модели,
что позволяет достичь двух целей, поскольку помимо демонстрации работы они
могут дополнительно привлекать посетителей.
Имеющиеся и хорошо функционирующие во многих компаниях
клубы и общества поощряют людей заниматься своими увлечениями и различными
видами спорта. Предоставление условий для такого отдыха сейчас многими
рассматривается как часть общего пакета вознаграждений, получаемого
сотрудниками.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОММУНИКАЦИИ С
ВНУТРЕННИМ ОБЩЕНИЕМ
21.
«Лицом к лицу» и снизу вверх
Опыт показывает, что хотя коммуникации с помощью
печати по-прежнему важны, значительно больше пользы можно получить от
коммуникации типа «лицом к лицу». Это позволяет предположить, что часто
отличным компромиссным вариантом между печатными средствами и собраниями может
стать видеокассета.
Коммуникативные связи с сотрудниками проделали
значительный путь от фирменных изданий вчерашнего дня и той идеи, что фирменный
журнал – разновидность благотворительности. Убеждение, что
фирменное издание является односторонней, то есть идущей сверху вниз формой
коммуникации, когда руководители сообщают сотрудникам только то, что они хотят
им сообщить, сейчас выходит из моды. Современные фирменные издания для
сотрудников становятся независимыми, приглашают читателей высказывать свои
мнения и готовы публиковать критические замечания об организации. Другими
словами, теперь это не рупор администрации, а общий форум, где выступить может
каждый. Это позволило фирменному изданию стать настоящим PR-средством двухсторонней коммуникации (вместо прошлой
управленческой пропаганды), отчасти благодаря законодательным действиям,
которые требуют от руководства предоставления большей информации, отчасти
благодаря тому, что многие поняли, что значительная часть забастовок
происходила из-за слухов. В такой грозной атмосфере современное издание для
персонала должно, с одной стороны, удовлетворить и интересы часто опасающихся
руководителей профсоюза, а с другой – поощрять
большую открытость администрации.
Как мы уже видели, фирменное издание – не единственное средство, и сейчас существуют другие
более персонализированные и непосредственно действующие приемы коммуникаций. В
определенном смысле не все из них можно назвать совершенно новыми: главное, что
они позволили вернуться к более тесным отношениям, которые существовали между
мастерами и их учениками и помощниками в гильдиях ремесленников в Средние века.
Эти гильдии очень ревниво относились к мнению о себе и о своих членах и поэтому
в своей деятельности руководствовались кодексами поведения. Стандарты качества
тогда во многом зависели от коммуникаций типа «лицом к лицу».
22. Сложности коммуникации
между руководством и сотрудниками
Было бы неразумно излишне упростить ситуацию и
предположить, что коммуникативные связи с сотрудниками предназначены лишь для
того, чтобы объяснить им политику компании или предоставить возможность для
высказывания жалоб. Хорошая коммуникация всегда лучше слухов, которые служат
основной причиной, вызывающей забастовки. Однако чтобы коммуникации с
сотрудниками были эффективными, должны быть выполнены многочисленные и
разнообразные цели и задачи.
23. Пояснение политики
компании и того, как руководство осуществляет управление
Поступающие на работу имеют право знать, стоит ли
компания того, чтобы в ней работать, каков здесь уровень безопасности, и каковы
перспективы работы, как с точки зрения оплаты, так и должностных продвижений. С
точки зрения получения удовлетворения от работы эти вопросы являются основными.
Во Многом эта область, в которой многое зависит от знаний и понимания, то есть
здесь мы имеем дело с классической PR-ситуацией.
24. Пояснения к годовому
отчету и финансовым результатам
В настоящее время от компаний ожидают, что они будут
сообщать сотрудникам о своих финансовых результатах. Большинство сотрудников
ожидают от компаний, в которых они работают, получение прибыли, но не всегда
они представляют, какая часть товарооборота компании в конце концов становится
валовой прибылью, и насколько малая часть прибыли распределяется в виде дивидендов.
Наибольшая часть денег, поступающих от продаж, идет на возмещение расходов на
труд. В этом случае хорошо объясняемые финансовые результаты могут стать для
многих действительно откровением. Это хорошо делают фирменные издания, но в
последнее время некоторые работодатели стали использовать для этого и
видеоматериалы. Известные личности, которые снимаются в таких бизнес-фильмах,
позволяют представить результаты деятельности компании более интересно, не
используя сложную терминологию, а доходчиво и просто.
25. Интегрирование персонала
поглощенной структуры
Между сотрудниками компании, которая поглощена, и той,
которая ее поглотила, порой может сложиться недопонимание, а в некоторых
случаях проявиться и своего рода зависть. Иногда отношения между сотрудниками
двух таких структур могут стать очень напряженными, и выйти из этой ситуации
можно, например, с помощью некоторых приемов, описанных в 3–20.
Это действительно реально существующая проблема,
потому что «прежние» и «новые» сотрудники могут иметь противоречивые традиции и
стандарты, и поэтому необходимо установить единые нормы для всех работающих.
26. Объяснение новых
технологий
Новые отрасли сталкиваются с серьезными технологическими
изменениями: автоматизацией, роботизацией или компьютеризацией с
микроэлектроникой и кремниевыми чипами, и эти процессы могут восприниматься
некоторыми сотрудниками как угрожающие их работе. Некоторые изменения, конечно,
будут неизбежными, в результате чего на отдельных участках появится избыточная
рабочая сила. Хорошие отношения с сотрудниками во многом зависят от того,
насколько полными и хорошими являются коммуникации, а не только от деятельности
профсоюзов. Создание цеховых комитетов работников для изучения новых процессов
или ознакомительное посещение или учеба на курсах, а также, конечно, более
активное участие в переменах, внедрение схем раздела прибыли – все это составляющие именно такого коммуникационного
процесса. Промышленность постоянно изменяется, и этот процесс особенно
интенсивно идет с тех пор, когда был изобретен ткацкий станок с силовым
приводом, но при этом надо отметить, что внутренние коммуникации за этим
техническим прогрессом не всегда успевают.
Многие отрасли имеют опасные участки или процессы, но
работа на которых может осуществляться в нормальном режиме, если персонал не
только проинструктирован при найме, но ему регулярно напоминают о мерах
предосторожности, например, о необходимости надевать специальную одежду,
использовать защитные экраны или действовать при работе с опасными материалами
строго по инструкции. Это обучение может быть непрерывным процессом, поскольку
на работу всегда приходят новые сотрудники, появляются новые опасности, да и
надо учесть тот факт, что одни относятся к жизни как фаталисты, другие
проявляют апатию, третьи забывают что-то важное, четвертые беспечны и т.д.
Некоторые компании размещают объявления, на которых указывают показатели
аварийности или рекордные параметры по обеспечению безопасности работ. В
последнее время было создано несколько отличных видеофильмов, показывающих
необходимость обучения безопасности при выполнении многих операций, например, в
сталелитейной промышленности. Такое визуальное, порой несколько
драматизированное представление, в значительной степени повышает действенность
информации.
В организациях, где сотрудники
сосредоточены в различных местностях или часто вынуждены много перемещаться,
как в авиационных и морских компаниях, фирменный журнал и другие медиа могут
ими восприниматься с интересом: они хотят получить новости о своих друзьях и
коллегах. Такой же большой интерес к прежней работе проявляют сотрудники,
вышедшие на пенсию. Поэтому многие компании продолжают высылать фирменный
журнал своим прежним сотрудникам.
Графики, показывающие, кто занимает ту или
иную позицию в структуре управления, за что он отвечает, какие функции
выполняет – это полезный способ ознакомления
персонала со структурой и иерархией управления.
Виды деятельности публичной компании,
связанные с фондовым рынком, представляют интерес и для самих сотрудников.
Почему появились новые акции вообще, и по какой цене они предлагаются
сотрудникам компании или почему частная компания «становится публичной»? Многие
компании предлагают своим сотрудникам акции и рассказывают им, на каких условиях
они могут их купить при очередной эмиссии. Если сотрудники владеют акциями
компании, в которой они работают, им необходимо разбираться в видах
деятельности на фондовом рынке и понимать, как акции могут отражать
деятельность компании, в которую они непосредственно вносят свой вклад.
31. Пособия и
льготы сотрудникам
Пенсионные отчисления, рождественские
премии, схемы стимулирования, конкурсы по продажам, стипендии для обучения и
схемы переподготовки – эти и им подобные составляющие
должны своевременно и полно сообщаться всем заинтересованным лицам, работающим
в компании. Только в этом случае эти составляющие будут по-настоящему цениться,
и получать поддержку.
Если компания занимается экспортом, имеет
иностранные дочерние структуры или структуры, с которыми она заключила
лицензионное соглашение или соглашение о выплате роялти, информация об этом
интересна для многих сотрудников, поскольку это создает возможности для
будущего процветания компании или возможности для некоторых из них поработать
за границей.
Паблик рилейшнз охватывает каждого в
организации при условии, что все сотрудники хорошо информированы и имеют
возможность общаться с руководством. Таким образом, каждый член организации
становится своего рода ее послом, особенно те, кто непосредственно общается с
потребителями, например, секретари, бухгалтеры, клерки, телефонисты, водители
транспортных средств, продавцы и работники сферы услуг. При правильном подходе
организация может избежать расплывчатости своего имиджа, поскольку все ее
сотрудники работают на единый образ.
Если новые законы влияют на деятельность
организации, всем сотрудникам необходимо это разъяснить и показать, какие будут
последствия от принятия новых законов.
35. Обратная
связь и результаты
И, наконец, важная цель, которая сама по
себе может стимулировать хорошие отношения в компании, – это поощрение работников чувствовать, что
их голос необходим и обязательно будет услышан. Это не только темы,
непосредственно относящиеся к деятельности профсоюзов, это и мнение о рекламе
организации, ее стиле, названии, упаковке, дистрибьюции и все остальные
вопросы, с которыми персонал хорошо знаком.
Говоря в целом, хорошие коммуникации с
сотрудниками могут повысить производительность труда, поскольку производительность – это не
только вопрос более усердной работы каждого сотрудника, но и желания работать с
большим энтузиазмом, получать больше знаний, гордиться своим трудом и
добиваться эффективности. В результате это будет способствовать, например,
снижению рекламаций со стороны потребителей, повышению степени удовлетворения
клиентов, а также более глубокому пониманию, что компания делает и почему.
Аналогично, можно преодолеть абсентеизм, в основе которого плохая мотивация и
скука. За эффективные коммуникации отвечает руководство, и именно поэтому
ответственность за паблик рилейшнз начинается на самом верху организации и
именно поэтому паблик рилейшнз – один из активных приемов,
используемых руководством.
КОНТРОЛЬНЫЕ
ВОПРОСЫ К ГЛАВЕ 14
1.
Какие три рекомендации необходимо исполнить, чтобы внутренний PR был
эффективным?
2.
Как действовала радиостанция United Biscuits?
3.
Что представляет собой программа высказывания своего мнения?
4.
Почему общение руководителей с работниками непосредственно в цехе лучше
других форм внутренних коммуникаций?
5.
Как участие сотрудников показывает, что хорошие коммуникации
положительно влияют на отношения между сотрудниками и руководством?
6.
Почему необходимо рассказывать работникам о финансовых результатах
компании и как это может быть сделано?
7.
Как приемы коммуникаций могут помочь снизить число несчастных случаев?
8.
Предложите несколько способов, при помощи которых обратная связь может
способствовать более активному вовлечению сотрудников в дела компании.
9. Каким образом хорошие коммуникации с сотрудниками влияют на степень удовлетворения их своей работой и помогают повышать производительность труда?