Приложение
20
ПАМЯТКА
по составлению отчета о проведенном мероприятии
Отчет о проведенном мероприятии должен включать в себя следующие документы.
1. План-график подготовки мероприятия.
2. Проект сметы мероприятия.
3. Договоры с заказчиками мероприятия.
4. Договоры с соисполнителями (субподрядчиками).
5. Образцы информационных писем/буклетов (предварительные, заключительные и др.).
6. Условия участия.
7. Регистрационные формы и результаты их обработки.
8. Сопроводительные письма в министерства, ведомства, VIP'aм и т. п.
9. Конин рекламных материалов (оттиски статей, рекламные модули и т. п.).
10. Письма поддержки.
11. Пресс-релизы.
12. Предварительный список участников с отметками о платежах.
13. Реальный список участников (по результатам регистрации) с отметками о платежах.
14. Списки VIP'oв.
15. Программа мероприятия.
16. Порядок ведения пленарного заседания и т.п.
17. Решение мероприятия.
18. Итоговая смета мероприятия.
19. Перечень договоров на участие в мероприятии (с отметкой о закрытии).
20. Акты о закрытии выполненных работ (с заказчиками и субподрядчиками).
21. Непосредственно отчет с перечислением всего объема выполненных работ во время подготовки и проведения мероприятия, с анализом результатов, в том числе финансовых, с указанием недостатков и с предложениями по следующему мероприятию.
22. Подборка копий статей о мероприятии в прессе и анализ публикаций.
В случае, когда документы готовились на двух и более языках, все отчетные материалы представляются на этих языках.
Данный перечень не исчерпывается всеми возможными ситуациями и может уточняться (дополняться или сокращаться) по усмотрению менеджера после согласования с руководством.