Помещение

Оборудование

Персонал

Примечание

Зал заседаний

на 350–400 мест

Сцена со столом для Президиума на 20–30 мест.

Трибуна для выступающего.

Места для секретариата, пригодные для ведения протокола.

Освещение.

Звукоусиление (3–4 микрофона на столе для Президиума, микрофон на трибуне, 3–4 микрофона в зале).

Демотехника (мультимедийный проектор, оверхед, слайдпроектор, экран, лазерная указка). Украшение зала (цветочные композиции на сцене и столе Президиума, флаг России и логотип Конференции на заднике сцены).

Оборудование для синхронного перевода (изолированная будка для переводчиков-синхронистов, система звукопередачи)

Отв. за оборудование зала. Дежурный электрик.

Отв. за звукоусиление.

Отв. за демотехнику

(дежурный техник).

Отв. за аппаратуру синхронного перевода.

Переводчики-синхронисты – 2 чел.

Раздатчики индивидуальных комплектов для синхронного перевода – 2–3 чел. Стенографистки – 2–3 чел.

На столе Президиума должны быть:

·         таблички с ФИО членов Президиума;

·         прохладительные напитки (вода газированная и чистая);

·         стаканы;

·         писчая бумага;

·         ручки;

·         раздаточные материалы Конференции для всех членов Президиума;

·         регламент проведения для Председателя Конференции.

Пункт выдачи/приема индивидуальных комплектов для синхронного перевода целесообразно разместить у входа в зал. Вопрос проведения звуко- или видеозаписи Конференции обсуждается отдельно

Холл перед

залом заседаний

Предназначен для свободного общения участников до начала Конференции и в перерывах.

Щит для вывешивания объявлений

и программы Конференции

Администратор

Может быть использован для проведения кофе-брейка.

Может быть оборудован постоянно действующим платным буфетом.

Может быть оборудован тематической экспозицией

Зал для регистрации участников и оформления документов

Столы для регистраторов (с разбивкой списка участников по алфавиту).

Стол для оформления (сбора и выдачи) командировочных документов.

Стол для оформления финансовых документов (приема регистрационных взносов).

Стол для оформления заказов на культурную программу.

Стол для решения вопросов размещения в гостинице и обратного отъезда.

Таблички-указатели, размешенные над столами.

Компьютер с лазерным принтером для оформления бейджей участникам, не попавшим в списки.

Компьютер с принтером для оформления финансовых документов.

Кассовый аппарат.

Щит для вывешивания объявлений и программы Конференции

Регистраторы – 5–6 чел.

Оформители – 2 чел.

Бухгалтер-кассир – 2 чел.

Оформители – 1 чел.

Оператор для работы на компьютере

Регистраторы должны иметь:

·         алфавитные списки участников с указанием места работы и должности, отметкой о форме уплаты регистрационного взноса (нал/безнал);

·         подготовленные раздаточные материалы (папки, ручки, блокноты и т.д.);

·         именные заранее подготовленные бейджи;

·         запасные чистые бланки бейджей всех типов (Президиум. V1P, Оргкомитет, Участник. Пресса);

·         пластиковые карманы для бейджей с клипсами;

·         липкие ярлыки для печатания именных бейджей;

·         писчая бумага, ручки, степлеры, маркеры, скрепки и т.д.

Рабочая комната для Оргкомитета

Столы для подготовки документов – 2–3 шт. Компьютеры с лазерными принтерами для оформления документов – 2–3 компл.

Связь с Интернетом (E-mail).

Факс.

Телефон.

Ксерокс.

Радиостанции для сотрудников рабочей группы Оргкомитета. Медицинский пост с набором медикаментов

Дежурный техник.

Технические сотрудники Оргкомитета.

Врач и медсестра

Комната для Президиума (V1P)

Буфет (шведский стол).

Посуда одноразовая.

Посуда многоразовая.

Скатерти, салфетки, приборы и т.д.

Телефон.

Факс

Обслуживающий персонал из расчета 1 чел. на 10 гостей

Зал для проведения пресс-конференции на 100 мест

Звукоусиление (3–4 микрофона на столе для Президиума, 3–4 микрофона в зале).

Место для регистрации и аккредитации журналистов (при входе)

Отв. за оборудование зала.

Дежурный электрик.

Отв. за звукоусиление.

Регистраторы – 2–3 чел.

В зале должно быть предусмотрено пространство для съемочных групп и возможности подключения аппаратуры.

Стол Президиума оформляется так же, как в зале заседаний.

Пресс-конференция может быть проведена в зале заседаний.

Необходимо организовать место для проведения пресс-фуршета после пресс-конференции

Пресс-центр

Столы для подготовки документов – 4–5 шт.

Компьютеры с лазерными принтерами для оформления документов – 2–3 компл.

Связь с Интернетом (E-mail). Факс.

Телефон.

Буфет (чай, кофе, газвода, бутерброды)

Администратор.

Дежурный техник

Столовая

Минимальная пропускная способность – 200 чел./час.

Зал для обеда Президиума (V1P)

Официанты – 4–5 чел.

На 40–50 чел.

Гардероб

Гардеробщики – 4–5 чел.

Туалеты

Обслуживающий персонал – 2 чел.

Бумажные салфетки, полотенца, жидкое мыло, освежитель воздуха и т.п.

Помещение при входе в здание для контроля доступа

Система для досмотра и контроля приглашенных, проверки документов.

Телефон.

Радиостанции для сотрудников охраны по количеству постов