№

п/п

Наименование работ

Срок исполнения

Ответственный

исполнитель

Примечание

1

Начальный этап

1.1

Определение общей концепции конференции, составление бизнес-плана

1.2

Разработка тематики конференции

1.3

Определение места и времени проведения конференции

1.4

Определение состава исполнителей работ по организации и проведению конференции

1.5

Составление сметы доходов и расходов

1.6

Подготовка и подписание договоров с партнерами

1.7

Составление и подписание писем поддержки

1.6

Формирование Оргкомитета конференции

1.9

Разработка предварительной программы конференции

1.10

Определение условий участия в конференции, уточнение сметы расходов

1.11

Согласование и утверждение сметы

1.12

Поиск дополнительных источников финансирования, работа со спонсорами

1.13

Формирование адресной базы участников мероприятия

1.14

Разработка фирменного стиля конференции

1.15

Составление информационного письма с приглашением к участию

1.16

Рассылка информационных писем

1.17

Формирование программы заказных выступлений (приглашение заказных докладчиков)

1.18

Заказ помещений для проведения конференции, составление и заключение договора аренды

1.19

Подготовка рекламной кампании

1.20

Подготовка сайта в Интернете

2

Основной подготовительный этап

2.1

Прием заявок на участие и тезисов докладов, формирование предварительного списка участников (реестра)

2.2

Формирование окончательной программы конференции (с учетом приветственных выступлений на открытии, пленарных докладов, заказных выступлений, секционных и стендовых докладов, культурной программы)

2.3

Подготовка и издание программы конференции (в виде брошюры)

2.4

Подготовка и издание сборника трудов (материалов) конференции

2.5

Подготовка, изготовление и рассылка второго информационного письма для докладчиков и участников

2.6

Проведение рекламной кампании (с использованием публикаций в СМИ, работы на выставках и т.п.)

2.7

Регулярное обновление информации на сайте в Интернете

3

Завершающий подготовительный этап

3.1

Заказ гостиницы для иногородних участников

3.2

Организация культурной программы

3.3

Обеспечение участников конференции и VIP'oв транспортом

3.4

Обеспечение иностранных участников переводом

3.5

Составление сценария проведения мероприятия (строго по времени)

3.6

Обеспечение заявок на:

·         необходимый персонал (в том числе для работы с VIP'ами, регистрации участников, работы с техническими средствами)

·         линии связи (телефон, Интернет);

·         дополнительные аксессуары (цветы, вода, бумага, ручки, скатерти, салфетки, указатели, доски для объявлений и информационных материалов и т.д.);

·         транспорт (для перевозки материалов, демонстрационной техники и т.д.);

·         освещение;

·         работу гардероба;

·         кофе-брейки;

·         обеды, фуршеты и т.д.

·         демонстрационную технику (компьютеры, оверхеды, мультимедийные проекторы, слайд-проекторы, видеомагнитофоны и т.д.);

·         необходимое оборудование (факс, ксерокс, лазерная указка и т.п.);

·         звукоусиление и микрофоны;

·         доску объявлений

3.7

Формирование состава Президиума конференции

3.8

Формирование папок для VIP'oв, членов Президиума, основных докладчиков (блокноты, ручки, тезисы докладов, программа, каталог, пригласительные билеты и т.д.)

3.9

Подготовка зала и комнаты для VIP'oв и членов Оргкомитета

3.10

Изготовление табличек-указателей (место регистрации, зал заседаний. Оргкомитет и т.п.), а также персональных табличек-указателей на стол Президиума и для пресс-конференции

3.11

Подготовка бейджей для участников конференции

3.12

Изготовление программы работы в виде плакатов для вывешивания на доске объявлений

3.13

Окончательное приглашение VIP'oв и членов Президиума (письменно), основных докладчиков (по телефону)

3.14

Подготовка помещений и людей для регистрации, приема оплаты за участие, отметки командировочных удостоверений, приема заказов на культурную программу, билеты на обратный отъезд и т.п.

3.15

Подготовка пресс-релиза

3.16

Проведение пресс-конференции

3.17

Контроль готовности залов, служебных помещений, необходимых материалов, продуктов и т.п.

3.18

Проведение заключительного рабочего совещания перед началом конференции

4

Проведение

4.1

По VIP'aм:

·         встреча;

·         поселение в гостинице;

·         подвоз к началу мероприятия;

·         регистрация;

·         обеспечение билетами на отъезд;

·         ознакомление с порядком работы мероприятия;

·         выдача папок и бейджей

4.2

По участникам:

·         регистрация;

·         отметка командировочных документов;

·         поселение в гостинице;

·         прием оплаты за участие (регистрационных взносов);

·         выдача рабочих материалов (программа, труды, пригласительные билеты, бейджи и т.п.);

·         организация питания;

·         организация работы транспорта;

·         оперативное оповещение об изменениях в программе

5

Завершающий этап

5.1

Составление отчета о проведении конференции

5.2

Оформление итоговых финансовых документов

5.3

Подготовка и рассылка благодарственных писем