Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. ЧАСТЬ 2

В данной сфере бизнеса также выполняется хорошо известный закон, описывающий жизненный цикл любого товара или услуги: рождение, расцвет и зрелость, умирание. Самое трудное в подготовке мероприятия – «раскрутка» нового проекта. Важно вовремя заметить спад интереса к теме, заранее подкорректировать тематические направления. Когда мероприятие уже проходило в течение нескольких лет, зарекомендовало себя, когда его хорошо знают и ждут, работать, разумеется, значительно легче.

Тем не менее, в любом случае, раскручено мероприятие или нет, необходимо оповестить потенциальных участников о предстоящем событии. В первую очередь это нужно сделать, разослав по адресной базе данных подготовленные информационные письма или буклеты.

Подобные почтовые отправления иногда «по-научному» называют директ-мейлом (от англ. direct mail – прямая рассылка). Мне ближе простое слово «рассылка».

Почтовая рассылка хороша по многим причинам; основными являются следующие:

ü сравнительно низкая стоимость;

ü избирательность воздействия, концентрация на целевой аудитории (при хорошей адресной базе, разумеется);

ü возможность точной оценки эффективности воздействия рекламной кампании;

ü возможность коррекции адресной базы по результатам последующей прозвонки;

ü конфиденциальность (таким образом можно до необходимого момента побыть незаметными для конкурентов).

Однако не следует заблуждаться и полагать, что, сформировав замечательную программу, разослав информационные материалы по хорошо подготовленной базе и разместив рекламу в известных СМИ, вы получите мощную волну откликов и заявок, что участники так и хлынут, чтобы заплатить вам деньги.

Не дождетесь. Волны не будет. Результат одна-две заявки из ста разосланных информационных писем можно считать хорошим. Нормальная величина откликов составляет всего несколько (от одного до пяти) процентов от общего объема рассылки.

Почему так происходит?

Основных причин тому может быть несколько.

Одна из важнейших: письма разосланы не вовремя, т.е. слишком рано или слишком поздно. В первом случае о них успеют забыть, во втором от них просто отмахнутся. Поэтому определение времени рассылки – это весьма тонкий момент, требующий учета многих факторов (времени года, основного периода отпусков, важных государственных и отраслевых праздников и событий и т.п.). Обычно для российских участников без докладов нормальный интервал – 2–3 месяца до начала мероприятия. Для докладчиков, разумеется, больше. Для иностранцев еще больше, вплоть до 1,5–2 лет.

Другая важная причина: ваше письмо не дошло до нужного адресата. Вы ведь, как правило, осуществляете рассылку не по домашним, а по рабочим адресам.

Более того, очень часто вы не знаете, кому конкретно на том или ином предприятии следует адресовать ваше приглашение. Поэтому письмо отправляется на имя кого-то из руководителей. Хорошо, если секретарь передаст такое письмо шефу и он наложит резолюцию: «Иванову рассмотреть» или «Петрову для работы». Хорошо, если Иванову или Петрову это действительно интересно и они как-то откликнутся. Но вероятнее всего, что это письмо на самом деле нужно Сидорову, который сидит в соседнем кабинете и не ведает, какое интересное мероприятие проходит мимо него.

Но, даже если попало письмо к Сидорову, все равно не факт, что он начал собираться в дорогу. Потому что начало конференции совпало с днем рождения его любимой тещи или другим не менее важным событием. Положил Сидоров письмо в стол – дескать, ближе к дате разберемся, куда отправляться, к теще или на конференцию, – да и забыл о нем.

Тем не менее, несмотря на такую, казалось бы, низкую эффективность, предварительная рассылка дает очень много. Главным образом, она упрощает дальнейшие разговоры с потенциальными участниками. Письмо служит отправной точкой в последующем разговоре. «Мы вам писали, не отпирайтесь...»

Поэтому вслед за разосланными письмами необходимо сажать персонал за телефоны и обзванивать всю потенциальную клиентуру.

Типовые вопросы, которые при этом следует задавать, таковы:

ü кто получил наше информационное письмо?

ü какова резолюция или решение по письму?

ü понятно ли содержание письма?

По сути, эти сотрудники (их принято называть «прозвонщиками») выполняют функции продавцов. Задача продавца, по определению, заключается в том, что он должен понимать и удовлетворять потребности потребителей и в то же время добиваться, чтобы компания достигала намеченных показателей объема продаж и прибыли.

В чем сложность работы таких продавцов-прозвонщиков?

Основная проблема связана с тем, что в данном случае продается услуга, т.е. неосязаемый товар.

Вы ведь предлагаете «кота в мешке», поэтому у потенциального участника нет никакой уверенности в том, что он делает правильный шаг, соглашаясь принять участие в вашем событии. Поэтому прозвонщик должен ясно представлять, что он имеет дело с колеблющимся (в лучшем случае) человеком, который полон сомнений и боится допустить ошибку.

Именно с прозвонщика начинается непосредственный контакт потенциального участника с вашей компанией и вашим мероприятием. В этот момент начинается обслуживание ваших клиентов!

Как «театр начинается с вешалки», так и в данном случае по манере общения прозвонщика клиент будет судить о вашем мероприятии.

Поэтому прежде, чем сажать человека за телефонный аппарат, четко убедитесь в том, что он справится с этой работой.

Пример из жизни

Я не раз был свидетелем такого, к примеру, диалога:

«Здравствуйте, это говорит Иванова из Оргкомитета конференции “Проблемы обработки рогов и копыт”. Вы получили наше информационное письмо?»

«Здравствуйте, получили. Мы не будем участвовать».

«Спасибо, до свидания».

Как говорится, без комментариев.

Разумеется, сотрудники, участвующие в «прозвонке», должны хорошо уметь общаться по телефону, особенно с незнакомыми людьми, оперативно реагировать на нестандартные ситуации и вопросы, давать вежливые и внятные разъяснения, а главное, убеждать, доказывать свою правоту и внушать доверие. Прозвонщик должен развеять страхи потенциального участника, но не переусердствовать, наобещав златые горы.

Есть известный анекдот. На вопрос, кто такой зануда, одна женщина дала ответ: «Это – мужчина, которому легче отдаться, чем объяснить, почему не хочется». Не думаю, что прозвонщику следует настолько утомить клиента и довести его до подобного состояния, но доля истины здесь есть.

Поэтому, усаживая персонал за телефонные аппараты, предварительно подробно всех проинструктируйте, проверьте их готовность, периодически наблюдайте за их действиями «в поле». Неплохо записать несколько разговоров на видео или хотя бы на обычный магнитофон, а затем совместно проанализировать. Очень полезным может оказаться предварительный тренинг с опытным инструктором.

Можно дать следующие основные рекомендации по проведению телефонного разговора с потенциальным участником, а также указать некоторые типичные ошибки в ходе выполнения прозвонки.

1. Работа по прозвонке потенциальных участников обязательно должна предварительно планироваться. Прозвонщик должен заранее продумать основной ход разговора, возможные ответы и особенно возражения собеседника, а также свои ответы и аргументы.

2. Для ведения спланированного разговора необходимо всегда иметь под рукой соответствующие материалы. Представьте, что вам задают вопрос, а вы начинаете тянуть: «Да, сейчас, одну минутку, вот только найду...» – а сами суматошно пытаетесь отыскать на столе нужную бумагу. Минутку вам могут и не дать. Повесят трубку.

3. Для контроля и для правильной организации труда прозвонщиков они должны вести «вахтенный журнал», куда заносятся сведения, с кем состоялся разговор, каково было его содержание, каков результат разговора. Как правило, одним разговором дело не заканчивается, поэтому без такого журнала трудно сориентироваться и вспомнить, когда следует звонить повторно и о чем продолжать разговор. Поэтому с самого начала работы не забудьте приготовить ручку и журнал для записей.

4. Очень важно, как вы представитесь. Некоторые вообще забывают это сделать. Сравните две фразы: «С вами говорит Иван Иванов, сотрудник компании Рога и копыта» и «С вами говорит Иван Иванов, представитель (или по поручению) Оргкомитета международной конференции “Проблемы реализации рогов и копыт в Европе”. Председатель Оргкомитета – академик Козлов». Есть разница? Полагаю, что вы ее уловили (если, конечно, компания Рога и копыта не является всемирно известной, в чем я сомневаюсь).

5. Постарайтесь улыбаться, особенно в начальный момент, это всегда ощущается в разговоре.

6. Сложно, но необходимо научить прозвонщиков грамотно «проходить» секретарей, выходить на людей, принимающих решения. Беседы с помощниками руководителей, как правило, к нужному результату не приводят.

7. Практика показывает, что очень трудной стадией в общении с потенциальным участником является начало разговора. Нельзя размышлять о первых словах, когда вас уже соединили с нужным абонентом. Первые, самые важные фразы прозвонщик должен не придумывать на ходу, а заранее отработать, заучить наизусть и отрепетировать.

8. Прозвонщик обязан деликатно и ненавязчиво заинтересовать собеседника. В ходе ведения переговоров с потенциальным участником нужно упирать не на достоинства мероприятия, а на запросы, интересы и потребности самого возможного покупателя. Долгое расписывание достоинств вашего события может вызвать лишь сомнение в подлинности всех тех «морковок», которые вы «развешиваете» перед клиентом. Его ведь интересуют, в основном, не вы и ваша конференция, а удовлетворение собственных интересов. В чем же заключаются эти интересы, и нужно разобраться в ходе разговора. Поэтому главное внимание нужно уделить собеседнику, его проблемам, а не вашим. Потом будет легче склонить человека к участию в мероприятии, т.е. к покупке.

9. Очень важно прозвонщику научиться работать с отказами и возражениями. Во-первых, иметь «домашние заготовки» на подобные случаи. Во-вторых, выясняя в ходе телефонной беседы, каковы интересы и запросы, а главное, контраргументы потенциальных участников, следует корректировать план последующих разговоров. По мере прозвонки у ваших сотрудников накапливаются наиболее стандартные вопросы и возражения клиентов. Целесообразно регулярно устраивать совещания прозвонщиков, обсуждать эти ситуации и совместно придумывать типовые ответы.

10. В ходе таких совещаний полезно обсуждать и положительные результаты переговоров. Это также позволит выявлять интересы представителей выбранных целевых групп, т.е. ваших клиентов, и соответственно использовать эти сведения в дальнейшей работе.

11. Прозвонщик должен стараться избегать так называемых закрытых вопросов, на которые сами собой напрашиваются односложные ответы типа «да» или «нет». Представьте, что вы сидите на рабочем месте, хлопот полон рот, вдруг неожиданно раздается телефонный звонок, и некто приятным голоском спрашивает: «А вы не хотите поучаствовать в конференции о рогах и копытах?» Какой ответ тут же напрашивается сам собой? Конечно же: «Нет».

12. Нужно стараться избегать слова «нет» и в своем лексиконе. Сказанное особенно в начале фразы, оно весьма может помешать в дальнейшем позитивному решению обсуждаемого вопроса.

13. Нужно стараться меньше говорить, а больше слушать. В результате можно получить много ценной информации о собеседнике. Не пытайтесь придумывать ответы и аргументы, пока собеседник не закончил говорить. Так вы многое пропустите «мимо ушей».

14. Очень частой ошибкой является неумение правильно завершить разговор. Вроде бы и возражений не было, а дело кончилось ничем. Поэтому, если ваш собеседник не отказывался жестко от участия, задайте ему (как вариант) вопрос: «Вам удобнее получить счет по факсу или по электронной почте?» – таким образом, считая вопрос об участии уже решенным. Подобные фразы-переходы к положительному результату также следует заготовить заранее. После получения ответа на такие фразы следует прощаться и не впадать в излишнюю многословность. Так можно испортить все достигнутое.

15. Прозвонщик должен выбрать верную интонацию для разговора. Она не должна быть слишком «залихватской» или, наоборот, печально-торжественной, а тем более усталой или равнодушной. Поскольку клиент не видит прозвонщика, то интонации имеют решающее значение для его восприятия. Лучше всего выбрать деловой, уважительный тон, но и не без юмора в нужный момент.

16. Кроме интонации такую же важную роль играет скорость речи. Если говорить слишком медленно, собеседнику это может надоесть, если быстро – он может просто ничего не понять.

17. Следует учитывать, что у собеседника может быть очень мало времени для беседы. В таком случае лучше не «тарахтеть», а договориться о следующем звонке в подходящее для клиента время.

18. Ни в коем случае нельзя жевать или пить во время разговора. Это очень легко обнаруживается и производит крайне неприятное впечатление.

19. Иногда встречаются слишком словоохотливые собеседники. Чтобы не затягивать разговор, но и не обидеть человека, нужно поддерживать заинтересованный тон, но деликатно попытаться завершить беседу. Например, сослаться на вызов к руководству.

20. Хорошо известно, что продавец достигает хороших результатов лишь в том случае, когда он сам уверен в добротности своего товара. Не занимайтесь халтурой, делайте достойные мероприятия – легче будет прозванивать.

Не забывайте, что именно работа этих сотрудников обеспечивает успех или неуспех мероприятия. Поэтому важно правильно их мотивировать и стимулировать. Например, зарплата прозвонщиков может состоять из двух частей: небольшой, но твердый оклад плюс бонусы за каждую оплаченную заявку. Как показывает общественное мнение, нет лучшего стимула для работы, чем денежная премия.

Однако если продажи идут плохо, не спешите ругать прозвонщиков. Вполне возможно, что мероприятие, которое вы поручили им продавать, не вполне кондиционное. А возможно, что и мероприятие неплохое, но вы нечетко сформулировали все его достоинства и отличия. В результате прозвонщики говорят что-то «от себя», но нет в их словах уверенности и убежденности, без которых любая продажа невозможна.

Какое-то время, особенно в начале прозвонки, посидите рядом, понаблюдайте, послушайте, а еще лучше – сами сделайте несколько звонков. Уверен, вы откроете много нового для себя.

Работа прозвонщика весьма утомительна, поэтому некоторые из них начинают сбиваться с темпа, «сачковать». Чтобы этого избегать, целесообразно установить разумную дневную норму звонков и строго контролировать ее выполнение.

Следует иметь в виду, что многие потенциальные участники из тех, кто клятвенно обещает приехать и на месте оплатить регистрационный взнос, не приедут. Поэтому не впадайте в эйфорию после «победных рапортов» прозвонщиков, что у них есть множество обещаний. Обещания нечасто трансформируются в деньги. Реальный результат – деньги на вашем счете.

Кроме формирования текущего мероприятия работа прозвонщиков важна и по другой причине: в результате создается (или существенно пополняется, уточняется и развивается) клиентская база данных. Поэтому следите и за этим аспектом их работы. Все новые и уточненные данные должны быть зафиксированы именно в базе, а не на разрозненных листочках, которые спустя несколько недель после завершения мероприятия где-нибудь затеряются.

В последние годы с развитием электронной почты часть рассылки осуществляется именно посредством сетевых технологий. Но и в этом случае последующая прозвонка бывает обычно неминуемой. Нечасто удается полностью свести все общение с потенциальным участником к обмену «емелями». Это, как правило, характерно только для работы с иностранцами.

Возникает вопрос: а стоит ли вообще связываться с почтовой рассылкой? Может быть, ограничиться одной прозвонкой? Имейте в виду, что для принятия решения об участии у людей (а скорее, у их начальников) на руках обязательно должна быть какая-то бумага. Поэтому ограничиться только телефонными звонками нельзя.

Кстати, не рекомендую использовать для этой цели факсовые отправления. Обычно секретари руководителей, да и рядовые сотрудники, реагируют на факсы значительно хуже, чем на письма или буклеты. Письмо еще передадут шефу, а факс выбросят в корзину.

Наконец, эта работа начинает приносить плоды – вы получаете положительные отклики от потенциальных участников.

К сожалению, и среди таких, казалось бы, желательных откликов будут свои подводные камни. Довольно часто приходилось получать заявки на участие в международных мероприятиях от граждан африканских государств, которые просили зарегистрировать их и выслать приглашение для оформления визы. Как только отвечаешь им, что визовая поддержка оказывается лишь тем участникам, кто оплатил регистрационный взнос, эти заявители исчезают с вашего горизонта. Совершенно понятно, что их интересует лишь возможность получения визы. Это могут быть просто проходимцы, могут быть наркокурьеры и другая подобная публика.

Тем не менее, не все так плохо, участники собираются, теперь пора заняться формированием программы мероприятия. Если, конечно, она не была составлена до рассылки информационных писем, а складывается из заявок участников.

в начало

Составляем программу

Все, что делаешь, надо делать хорошо,

даже если совершаешь безумство.

О. де Бальзак

Ранее обсуждалось, что уже на этапе разработки концепции мероприятия следует предусмотреть его структуру, т.е. наличие пленарного заседания, количество секционных заседаний, посещение сопутствующих выставок, культурную программу и т.п., а также длительность всех этих элементов по дням и часам.

По мере поступления заявок на участие с докладами (или согласие приглашенных докладчиков на выступление) вся эта структура начинает наполняться живым содержанием. Таким образом, возникает задача формирования программы мероприятия. Безусловно, она будет предварительной и еще много раз поменяется в силу различных обстоятельств, однако составлять программу следует как можно раньше.

Что необходимо учитывать при формировании программы?

Обязательно нужно предусмотреть время для процедуры торжественного открытия мероприятия. Это действие не нужно растягивать, но в любом случае с самого начала желательно привнести в событие атмосферу праздника. Обычно открывает мероприятие руководитель Оргкомитета или другая достаточно важная персона.

Далее предоставляется время для произнесения приветствий от наиболее важных гостей мероприятия и от лица руководителей весомых организаций (министерств, ведомств, органов власти), если они сами не присутствуют на заседании. Разумеется, здесь все определяется масштабом события, поэтому всегда нужно соблюдать разумную меру.

Последующая расстановка докладов, особенно на пленарном заседании, существенно зависит от следующих обстоятельств.

В нашей стране исторически сложилось, что первыми выступают «самые первые» лица, т.е. наиболее важные персоны. Однако часто после своего выступления они быстро уходят с мероприятия по другим делам. Следом сбегают и многие участники, оставляя последующих докладчиков без аудитории. Выглядит это не вполне корректно по отношению к тем, кто выступает позже всех.

По этой причине во многих странах принято наиболее весомые доклады (в смысле «весовой категории» выступающих) размещать где-то в середине программы.

Кстати, можно предусмотреть и другие приемы, позволяющие сохранить аудиторию.

Пример из жизни

Несколько лет назад, проводя симпозиум «Мобильная связь. Белые ночи в Санкт-Петербурге», мы договорились со спонсором мероприятия – компанией Siemens о том, что они предоставляют нам несколько мобильных телефонов последних моделей. Далее эти телефоны использовались для розыгрыша между участниками, который проводился в конце всех заседаний. Естественно, количество народа в зале было намного больше, чем обычно.

В такой ситуации следует лишь исключить какую-либо подтасовку результатов – это может испортить всю акцию. Поэтому у нас счастливые билеты вытягивал один из сидевших в зале участников, сам пожелавший выполнить эту миссию. В качестве лотерейных билетов использовались опросные анкеты участников, которые всем были розданы во время регистрации. Розыгрыш, кстати, служил еще и стимулом для заполнения и сдачи анкет.

Стоит добавить, что случай «имеет чувство юмора» – два аппарата из трех выиграли представители Siemens. После такого расклада я как председатель заседания с разрешения собравшихся прекратил розыгрыш и вручил третий телефон участнику, который оказался единственным, не пропустившим ни одного симпозиума, начиная с первого. Все собравшиеся, а их было намного больше, чем обычно, были удовлетворены такой концовкой.

Возвращаясь к вопросу о построении программы, замечу, что всегда нужно учитывать общую логику в последовательности докладов, единую канву изложения информации отдельными докладчиками. Эклектичное построение программы всегда «режет ухо».

Как правило, для избежания каких-либо подобных нестыковок, формируя программу заказных выступлений, целесообразно в письмах-приглашениях докладчикам вежливо обратить внимание, на какую тему было бы желательно услышать выступление.

Составляя последовательность выступлений, иногда бывает не лишним учитывать личные взаимоотношения докладчиков, не ставить рядом выступления непримиримых «заклятых друзей».

В случае, когда программа мероприятия формируется на основе не заказных, а присланных докладов или носит комбинированный характер, т.е. часть программы (например, пленарное заседание) является заказной, а другая часть выстраивается из заявок участников, объем присланных докладов может превысить запланированные временные границы мероприятия.

В этой ситуации наиболее простым выходом является использование так называемых стендовых докладов. Другими словами, часть докладов распечатывается и вывешивается на стендах, расположенных в зале или в фойе. В условленное, но достаточно краткое время (как правило, не более одного часа) все авторы докладов должны находиться рядом со своими стендами, чтобы ответить всем желающим на возможные вопросы.

Уже на этапе составления предварительной программы следует подумать о том, кто будет вести заседания, т.е. объявлять очередного докладчика, руководить процедурой вопросов и ответов после очередного выступления, следить за регламентом. Эта работа далеко не формальная, председательствующий должен быть достаточно авторитетным, хорошо разбираться в обсуждаемой теме, при необходимости вмешаться в неожиданно возникшую дискуссию, иногда высказать свою позицию, вовремя, как говорится, подвести черту. Наконец, он не должен пускать заседание на самотек и жестко соблюдать временной график программы. В. противном случае вы рискуете оказаться, например, с уже накрытым обедом и несколькими докладчиками, которые так и не успели выступить.

В ходе подготовки вы обязательно столкнетесь с тем, что работа с докладчиками похожа на ухаживание за ветреными красавицами. Они будут не раз менять свое решение об участии. Чем выше служебное положение докладчика, тем сложнее будет добиться от него окончательного решения.

Тем не менее, без настойчивой работы с VIP-докладчиками не обойтись. Это обусловлено двумя обстоятельствами.

Во-первых, число участников, которые согласятся заплатить за пребывание на мероприятии, существенно зависит от наличия в программе высокопоставленных персон.

Во-вторых, присутствие в программе VIP-докладчиков создает «эффект взаимного усиления», поскольку приглашаемые лица внимательно изучают предварительную программу и часто свое участие ставят в зависимость от того, в каком обществе им предстоит выступать.

Есть, конечно, самый надежный способ заполучить самых интересных докладчиков. Платите им соответствующие гонорары. Вспомните, например, как ездил бывший президент СССР М.С. Горбачев выступать в США и другие страны. Организаторы не просто приглашали его, а оплачивали все расходы и, разумеется, выплачивали какой-то немалый гонорар. И это естественно. Так и должно быть.

Вопрос заключается в другом. Этично ли не бывшему, а действующему руководителю, например, министру, принимать подобное приглашение на мероприятие, которое непосредственно касается его отрасли и проводится под эгидой его же министерства? Наверное, нет. В моей практике таких случаев, правда, не было, но коллеги делились воспоминаниями.

Самое тяжкое «преступление», которое можно совершить в отношении докладчика, – это обмануть его. К сожалению, и такое встречается.

Пример из жизни

Однажды ко мне обратился бывший коллега с просьбой выступить на обучающем семинаре по проблемам организации конференций в рамках выставочных программ, который он организовывал. За язык я его не тянул, но он сразу же пообещал небольшой гонорар за выступление. Подготовить доклад, и выступить перед заинтересованной аудиторией было нетрудно и даже интересно, поэтому я согласился.

Прошло мое выступление, прошел семинар, больше он так и не позвонил. Как вы считаете, буду ли я еще раз откликаться на его просьбы?

Обязательно помните, что устного согласия выступить и устных заверений VIP-докладчика приехать на ваше мероприятие, как правило, недостаточно. Некоторой гарантией может служить лишь включение этого события в личный план приглашаемого лица, который обычно составляется секретарем или помощником.

Поэтому необходимо устанавливать и регулярно поддерживать контакты именно с этими людьми.

Бывали случаи, когда важные докладчики сообщали о невозможности прибыть на мероприятие буквально за полчаса до начала выступления. Такова наша российская действительность. С иностранцами всех уровней и категорий в этом отношении работать значительно легче. У них «да», как правило, означает «да».

Таким образом, работа над программой – процесс длительный, кропотливый, который заканчивается уже накануне начала события.

Если учесть, что иногда участники едут на мероприятие именно из-за одного-двух докладов, то понятно сколь тяжела участь организаторов.

Однако деваться некуда, назвались организатором – полезайте в соответствующее место, трудитесь, не сбивайтесь с намеченного курса.

в начало

Держим руку на пульсе

Во дни благополучия пользуйся благом,

а во дни несчастья размышляй.

Екклесиаст, гл. 7, стих 14

Как только вы принимаетесь делать какую-то работу,

находится другая, которую надо сделать еще раньше.

Следствие из законов Мэрфи

В этот период, когда уже начинают приходить заявки от участников, кроме составления программы следует обратить внимание на следующие виды работ.

После получения заявки от участника, который должен оплатить регистрационный взнос, вам следует выставить ему счет для оплаты и следить за поступлением денег.

Для удобства такой работы необходимо вести реестр, в который для каждого участника заносятся его ФИО, место работы, должность, форма участия (с докладом или без него), заявленные условия участия (по всем опционам), форма оплаты (наличными или безналичными) и фактическое ее выполнение.

В дальнейшем такой реестр позволяет оперативно подготовиться к регистрации участников непосредственно перед началом мероприятия, четко сориентироваться, что и кому выдавать при регистрации, получить реальную картину приходной части бюджета, оценить взаимное соответствие финансового плана и действительного состояния дел.

После принятия решения о включении того или иного выступления в предварительную программу мероприятия необходимо оповестить об этом докладчиков, сообщив им дату, время и место соответствующего заседания. Это делается путем рассылки второго информационного письма (почтой, факсом, электронной почтой).

Для участников, которые не выступают, имеет смысл разослать в этот период пригласительные билеты, выполненные с использованием фирменного стиля, на которых также указывается место и время проведения мероприятия.

Достаточно часто возникает ситуация, когда вы не взимаете денег со слушателей. Например, кто-то заказал вам организовать и провести рекламную акцию в виде семинара. В этом случае одна из ваших основных задач – собрать как можно большую аудиторию. Приглашая известных вам людей на такое мероприятие, пошлите каждому из них не один пригласительный билет, а несколько, и предложите им привести на данное мероприятие своих знакомых.

Поскольку при этом вы как бы вовлекаете приглашенных лиц в процесс подготовки мероприятия, то, с точки зрения психологии, вероятность их прихода возрастает. С другой стороны, увеличивается вероятность того, что, получив персональные приглашения от своих знакомых, которым они доверяют, новые участники также появятся на мероприятии. В результате ваша аудитория может существенно увеличиться.

В случае необходимости (например, плохо идет дело с получением согласия на выступления от приглашенных докладчиков, не решаются вопросы со спонсорами) именно в этот период следует проводить совещания Оргкомитета, чтобы вовремя исправить ситуацию.

Не забывайте следить за выполнением медиа-плана, за соблюдением обязательств информационных спонсоров.

В то же время следует неукоснительно выполнять и свои обязательства перед спонсорами. Особенно это касается упоминаний о спонсорах в посвященных мероприятию рекламных модулях, в других материалах, публикуемых в СМИ.

В этот период иногда бывает целесообразно подготовить и разослать пресс-релиз, провести пресс-конференцию по поводу подготовки важного мероприятия и дополнительно возбудить интерес к нему. О законах этого жанра и правилах подготовки и проведения пресс-конференции следует поговорить особо, мы обсудим их несколько позже.

Обязательно необходимо регулярно обновлять и корректировать информацию на сайте мероприятия (или на сайте компании), оперативно вносить изменения в программу, в список участников и т.п.

Еще одно важное обстоятельство связано с тем, что в этот период вам в офис могут звонить интересующиеся мероприятием люди, которые могли узнать о нем на сайте, из рекламы, от знакомых и т.п. Если трубку снимет сотрудник, который не в курсе подробностей, касающихся данного мероприятия, то он должен вежливо переадресовать звонящего на компетентного человека. Поэтому все работники вашего офиса должны быть четко проинструктированы по этому поводу. Если же ваши сотрудники не умеют разговаривать по телефону, то их нужно либо обучать, либо увольнять.

Если вы заинтересованы в том, чтобы произвести хорошее впечатление на будущего участника мероприятия, выполните все, что ему обещали, и даже постарайтесь перевыполнить. Например, вам позвонили и поинтересовались программой будущего события. Вы пообещали отправить программу завтра. Если ситуация позволяет, выполните обещание сегодня. Таким образом, формируется некоторый кредит доверия, который в следующий раз может пригодиться. Такое обслуживание формирует «лицо» компании.

Кстати, еще одно замечание о работе с телефоном. Если ваши сотрудники не берут трубку после двух-трех звонков, то вашу компанию нельзя считать профессиональной. На людей, которые хотят получить информацию о вашем мероприятии, это может действовать угнетающе. Учтите, что следующего звонка вы можете и не дождаться.

Чтобы убедиться в важности этого замечания, можно провести следующий простой эксперимент. Сделайте несколько телефонных звонков в офисы компаний, оказывающих различные услуги. Зафиксируйте, через какое количество гудков там сняли трубку. Результаты сравните с известностью и успешностью этих компаний. Уверен, что в самых успешных вам ответят уже после первого, самое большее – после второго гудка. А теперь давайте подумаем, что здесь причина, а что следствие.

в начало

Издаем труды

Если труд, то труд такой уж, чтоб и польза была, и честь.

Г. Луцилий

Описание длиннее десяти строк не дает зримого образа.

Ж. Ренар

Среди множества дел, которые приходится выполнять в этот подготовительный период, важное место занимает формирование сборника трудов (материалов) конференции.

Во-первых, нужно определить формат и дизайнерское оформление обложки. Наиболее удобны форматы А4 или А5. Выбор художественного решения во многом определяется бюджетом. Тем не менее, если мероприятие имеет свой фирменный стиль, обложка сборника также должна ему соответствовать.

Точно такое же оформление следует в дальнейшем использовать и для обложки программы, которую целесообразно издавать отдельной брошюрой (если, конечно, мероприятие того заслуживает). Для многих событий вполне можно ограничиться программой, отпечатанной на отдельном листе.

Учитывая, что размножение материалов и программы обычно происходит буквально накануне начала мероприятия, в условиях сильного цейтнота, целесообразно заготовить тираж обложек заблаговременно.

Если мероприятие достаточно крупное, то тиражирование материалов будет происходить, безусловно, в типографии. Поэтому в этой сфере деятельности вам также необходимо знать расценки, иметь постоянных партнеров (это опять вопрос о скидках) и заблаговременно предупреждать их о предстоящем заказе (вы – не единственный клиент).

Во-вторых, все принятые доклады необходимо подвергнуть редактированию. К сожалению, в настоящее время очень многие авторы плохо владеют русской грамматикой и правилами правописания. Поэтому все тексты стоит просмотреть и хотя бы выловить откровенные «ляпы».

Если мероприятие носит научный характер, то члены Программного комитета могут осуществлять не только отбор, но и научное редактирование материалов.

В-третьих, особенное отношение должно быть проявлено к материалам международного мероприятия. В этом случае уже в информационном письме объявляются рабочие языки конференции. Также может быть только один язык, обычно в таком случае – английский. Но чаще всего для международных мероприятий, проходящих в России, выбирают два языка – русский и английский.

В этом случае можно, конечно, потребовать, чтобы авторы присылали свои доклады или тезисы на двух языках, но, к сожалению, они это требование не всегда выполняют. Поэтому необходимо быть готовым к тому, чтобы часть материалов перевести с английского языка на русский, а другую часть – в обратную сторону. Причем сделать это нужно профессионально, а не на любительском уровне.

Разумеется, это касается и программы – она должна быть подготовлена на всех рабочих языках.

В-четвертых, не следует забывать, что существенно пополнить приходную часть бюджета может прием и размещение рекламы в сборнике трудов. Поэтому в рассматриваемый период подготовки мероприятия поиском рекламодателей нужно заниматься особенно активно. Если речь идет о серьезном, заслуживающем внимания мероприятии, то решение этой задачи следует поручить отдельному сотруднику, который будет заниматься этой задачей планомерно, а не эпизодически. Соответственно оплата его труда должна прямо зависеть от результата.

Наконец в-пятых, стоит озаботиться и подготовить сборник трудов мероприятия к изданию в электронном виде. Для небольших мероприятий это может быть просто дискета с записью текстов докладов. Для крупных событий в настоящее время принято изготавливать материалы на CD. Многие участники предпочтут получить компактный диск, чем носить увесистый фолиант.

Подготовка и изготовление материалов мероприятия – это лишь небольшая часть огромного объема работ, которые необходимо выполнить в основной подготовительный период. Давайте вспомним о них.

в начало

Не забываем про мелочи

Исход крупных дел часто зависит от мелочей.

Тит Ливий

В этот период особенно важно постоянно сверять свои действия с планом работ по подготовке мероприятия, вовремя корректировать план, ничего не упускать из виду и стараться все выполнить даже заблаговременно, не оставлять «на потом».

Я часто вспоминаю русские народные сказки, в которых на пути Ивана Царевича (или Ивана-дурака) попадаются то мышонок, то лягушонок, и каждый говорит ему: «Я тебе пригожусь». И действительно, потом наступает момент, когда они становятся очень даже необходимыми и полезными. Вот так же и с мелочами. Каждая из них когда-нибудь, да сработает. В этом бизнесе мелочей нет.

Попутно замечу, что и на предыдущем этапе, когда вы впервые сталкиваетесь с потенциальными участниками, заказчиками, также нужно быть очень внимательным ко всем мелочам. Посмотрите, как выглядят ваша визитная карточка и буклет компании, проверьте, каков ваш собственный внешний вид, обратите внимание, как оформлен ваш офис, понаблюдайте, каким образом ваши сотрудники отвечают на телефонные звонки. Подобных факторов (на первый взгляд, незначительных), с которыми сталкивается ваш клиент при первом знакомстве, не так уж и много. Однако из этих мелочей складывается отношение, а следом вызревает решение – можно ли с вами иметь дело. Каковы же наиболее характерные заботы в этот период?

в начало

Культурная программа

Одна из несомненных и чистых радостей есть отдых после труда.

И. Кант

Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным.

Ж.-Ж. Руссо

Помимо формирования программы выступлений вы должны обеспечить участников обещанной культурной программой, экскурсиями и т.п. Это не значит, что в свободное от заседаний время вы предложите желающим сходить в какой-нибудь музей. Все должно быть тщательно спланировано, заранее объявлено, обеспечено транспортом и экскурсоводами.

Особый интерес вызывают среди участников экскурсии нетиповые, связанные, например, с отраслью, с интересными предприятиями с новым оборудованием и технологиями. Такую экскурсию, безусловно, следует готовить заранее.

Будет не лишним заранее договориться и пригласить к моменту начала мероприятия представителя концертно-театральных касс.

в начало

Не заседаниями едиными...

Не делайте из еды культа.

И. Ильф и Е. Петров

В ходе проведения мероприятия у вас могут проводиться утренний чай, кофе-брейки, обеды, торжественные приемы, фуршеты, банкеты и т.п. Для решения этого вопроса необходимо опять же заранее определить, где все это будет накрываться (в каком помещении, в каком зале и т.д.), договориться с кейтеринговой фирмой, согласовать меню.

При этом не забывайте о смете. Обычно в ходе таких переговоров следует задать какую-то приемлемую для вас общую цену и посмотреть, что предлагается за эти деньги. Далее уже можно торговаться и приводить ситуацию к взаимно удовлетворяющему варианту. Например, попросить убрать салат, но добавить фрукты.

Если действовать в обратном порядке, т.е. самим определить желаемое меню, а потом узнавать его стоимость, то, уверяю вас, цена такого заказа окажется обязательно выше.

В последние годы появляется все больше людей, придерживающихся здорового образа жизни. В это понятие входит обычно неупотребление мяса, т.е. вегетарианство (в строгом либо упрощенном варианте). Некоторые по этой же причине, а другие, например, будучи за рулем, не принимают алкоголь. Не забудьте о таких «чудаках», составляя меню.

Чаще всего с вегетарианцами сталкиваются организаторы международных мероприятий. Наши участники по привычке промолчат, а иностранные гости отсутствие вегетарианских блюд воспринимают в лучшем случае с недоумением.

Иногда целесообразно организовать постоянно действующий бар или кафе, где участники могут (за свой счет, разумеется) посидеть в уютной обстановке, пообщаться накоротке.

в начало

На чем поедем?

Торопливость задерживает.

Курций Руф

Разумеется, и экскурсии, и все приемы пищи должны быть строго привязаны ко времени. Но самые жесткие временные рамки связаны с транспортом.

Начиная с того момента, когда к вам начнут съезжаться участники, и, заканчивая их отъездом, вы будете постоянно нуждаться в автомобилях и автобусах. Встречи и проводы VIP-гостей, обеспечение экскурсий, доставка участников из гостиниц к месту заседания и обратно (если мероприятие проходит отдельно от мест проживания) – все это потребует составления жесткого графика работы транспорта.

Кроме того, всегда желательно иметь под рукой дежурную машину. То возникает необходимость срочно привезти из типографии материалы конференции, поскольку там не уложились в сроки и задержали тираж, то кому-то из VIP-гостей потребовалось куда-то поехать (вы же не посоветуете такому участнику поймать такси!) и т.п.

Управление транспортом при минимальных расходах – это логистическая задача, поэтому не спешите решать ее «в лоб», попробуйте оптимизировать.

в начало

Все мы – немного дети

Счастлив тот, кто при малых средствах

пользуется хорошим расположением духа,

несчастлив тот, кто при больших средствах

не имеет душевного веселья.

Демокрит

Все люди любят получать подарки. Хорошим тоном на конференции считается вручение каждому участнику каких-то памятных сувениров. Основная часть этих сувениров обычно имеет функциональное назначение. Желательно, чтобы они были необходимыми в работе или дома. Это могут быть авторучки, блокноты, календари, калькуляторы, портфели, компьютерные аксессуары и другие нейтральные предметы. Если ваше мероприятие отличается своим фирменным стилем, то целесообразно, чтобы соответствующая символика присутствовала и на этих сувенирах. Естественно, что такие вещи необходимо готовить заранее.

Помните, что «дорого яичко к Христову дню», т.е. сувениры следует увязывать со временем года и текущими обстоятельствами. Например, еженедельники и календари уместны в начале года, а бейсболки – летом.

Если этим заниматься всерьез, то для изготовления сувениров можно использовать одно из многочисленных рекламных агентств, разрабатывающих общий фирменный стиль мероприятия (атрибутику, бланки, значки и т.п., как единый взаимодополняющий комплект).

Нехорошо, если при вручении сувениров вы явным образом ранжируете участников по значимости, подчеркивая важность той или иной персоны. Если уж вы хотите кому-то угодить особо, гораздо лучше в подобной ситуации подготовить пакеты с отличающимся содержимым, но одинакового внешнего вида, либо вручить их в другой момент времени или в другом месте.

в начало

Бумага. Бумага! Бумага?

Всякое решение плодит новые проблемы.

Следствие из законов Мэрфи

Кроме трудов (материалов) и программы, обычно требуется изготовить еще немало полиграфической продукции. Причем следует заметить, что в зависимости от масштабов мероприятия программа может иметь также различную структуру (возможные образцы показаны в приложениях 12 и 13).

Ранее уже упоминался список участников (реестр), который будет необходим вашим сотрудникам во время регистрации. В этот период нужно не забывать вносить в него текущие изменения.

Кроме этого, всем участникам потребуются персональные бейджи (от англ. badge – знак, метка, признак). Это – небольшие таблички из тонкого картона или бумаги, помещаемые в пластик, который каким-либо образом вешается или прикалывается на одежду (или на шею) участника. Они раздаются при регистрации и существенно помогают затем в общении, при налаживании быстрого контакта между незнакомыми людьми.

Обычно на бейдже печатается фамилия, имя и отчество участника (в западном варианте отчество не используется), а далее, по обстоятельствам, место работы, город, страна. Для оформления бейджа также может использоваться символика мероприятия.

Не перегружайте бейдж информацией. Главное – имя и фамилия участника должны быть напечатаны крупным шрифтом, чтобы они легко читались на расстоянии 2–3 м. В противном случае делать бейджи нет смысла.

На многих мероприятиях, когда участники пользуются разными правами доступа (например, не все оплачивают участие в банкете), удобно бейджи делать на бумаге разных цветов, чтобы служба охраны и безопасности могла легко и ненавязчиво осуществлять селекцию участников.

Иногда отдельным цветом выделяют бейджи организаторов мероприятия, чтобы любой участник мог легко их обнаружить и обратиться с каким-либо вопросом. Организаторам не следует использовать в качестве бейджа свои визитные карточки – они с трудом читаются даже с небольшого расстояния.

Некоторые организаторы отдельным цветом, а иногда и в другом дизайне оформляют бейджи VIP-участникам. На мой взгляд, это недемократично, хотя иногда помогает сориентироваться тем, кто от лица организаторов занимается встречей и сопровождением VIP-гостей.

Говоря о бейджах, следует помнить еще об одном раздаточном материале, который всегда характеризует организатора и является важным критерием профессионализма. Речь идет о списках участников, которые раздаются всем при регистрации. В минимальном исполнении этот список должен содержать фамилию, имя и отчество каждого участника, место работы и должность. В максимальном – почтовые или электронные адреса, телефоны.

Обычно координаты участников организаторы стараются все-таки не давать (фактически – это та же самая адресная база данных). Но зато подобное оформление свидетельствует о высоком классе организаторов. Получив такой список, каждый участник всегда может заранее наметить для себя, с кем он хочет познакомиться, а далее разыскать, глядя на бейджи, нужных людей.

Весьма полезными для участников (особенно для иностранцев и жителей других городов) будут материалы, касающиеся обеспечения их безопасности и жизнедеятельности в новом для них месте. Это может быть памятка, содержащая:

ü основные правила поведения на улицах и в общественном транспорте;

ü перечисление тех мест, где возможны нежелательные эксцессы и которых следует избегать;

ü номера телефонов для оказания экстренной помощи со стороны организаторов, органов милиции и скорой медицинской помощи;

ü адреса (и телефоны):

· консульств;

· авиа- и железнодорожных касс;

· отделений связи, в том числе оказывающих услуги экспресс-почты, телеграфа, междугородных и международных переговоров, отправки факсимильных сообщений и электронной почты;

· основных музеев (с указанием времени работы), памятников, храмов;

· концертных залов и театров;

· казино, клубов и ресторанов (с указанием типа кухни);

· банков и банкоматов;

· художественных галерей, наиболее интересных магазинов, особенно сувениров, арт-продукции;

ü карту города;

ü краткую историческую справку о городе и, возможно, о месте проведения мероприятия (если оно представляет историческую ценность);

ü для Санкт-Петербурга не лишним будет добавить график развода мостов.

Особое внимание в такой памятке необходимо уделить безопасности участников мероприятия. Спад потока иностранных туристов в наши города во многом обусловлен дурной славой об опасностях, которые грозят им в нашей стране. К сожалению, эта «слава» не преувеличена.

Бывали ситуации, когда у туристов похищали не только деньги, видеокамеры и т.п., но и паспорта, билеты на обратный путь. Ведь даже наши соотечественники не могли представить заранее, что не в каких-то трущобах, а в самом центре Санкт-Петербурга, на Дворцовой площади их может атаковать толпа малолетних цыганят при полном попустительстве милиции.

Всегда стоит поставить себя на место участника, впервые приехавшего в ваш город, и подумать, что может понадобиться такому человеку. Подобное внимание всегда окупится, о вас будут вспоминать с удовольствием.

Достаточно часто приходится изготавливать различные анкеты и регистрационные формы (пример такой регистрационной формы приведен в приложении 14).

Первые нужны, если вы намереваетесь в массовом порядке провести опрос участников по каким-то интересующим вас вопросам. В этом случае очень важно в дальнейшем организовать сбор и обработку этих анкет, а главное, подумать о стимулах, которые побудят участников заполнить и вернуть вам анкеты.

Регистрационные формы могут потребоваться, когда вы предварительно не составляете реестр участников (например, участие бесплатное, и вы не представляете заранее, кто к вам явится). Не все прибывшие будут иметь при себе визитные карточки, а вам обязательно необходимо зафиксировать всех участников (хотя бы для пополнения базы данных).

Учтите, что пока участник не вернет вам заполненную регистрационную форму, не следует выдавать ему какие-либо материалы мероприятия. Иначе часть регистрационных форм к вам не вернется (даже без злого умысла, просто по забывчивости).

Многие мероприятия заканчиваются принятием какого-либо решения, резолюции или другого аналогичного документа (возможный вариант написания резолюции приведен в приложении 15). Вопрос о полезности таких решений обсуждать не будем, он дискуссионный и должен решаться отдельно в каждом конкретном случае. Тем не менее, если решение предполагается, проект его необходимо также заранее подготовить и раздать участникам для своевременного внесения каких-либо поправок, предложений и т.п. Забегая вперед, замечу, что в этом случае должна быть определена некоторая редакционная комиссия, которая обработает возможные предложения участников и составит окончательный проект.

Вам непременно потребуются таблички-указатели.

Некоторые из них желательно изготовить в «стационарном» виде, т.е. для многократного использования. Это – таблички, которые обозначают те места, куда участники могут направляться на любом мероприятии, например: «Регистрация», «Регистрация прессы», «Бухгалтер», «Отметка командировочных удостоверений», «Билеты на обратный путь», «Размещение в гостинице», «Билеты в театр» и т.п.

Другие, временные таблички могут понадобиться для указания пути прохода участников в залы заседаний, в помещение для регистрации, в место проведения кофе-брейка или обеда и т.д. Эти таблички должны быть достаточно заметными, понятными и частыми. Во многих зданиях, предназначенных для подобных мероприятий, особенно во дворцах для размещения таких табличек имеются специальные подставки, чтобы организаторы не лепили (в прямом смысле слова) свои таблички на стены. Этот вопрос всегда следует согласовывать с администрацией места проведения.

Еще одна категория табличек с указанием фамилий, имен и отчеств (полностью) членов президиума понадобится для размещения на столе президиума заседания. Шрифт на них должен быть достаточно крупным, чтобы читался с расстояния хотя бы 5–10 м. Фамилия, имя, отчество каждого сидящего в президиуме лица должна быть указана с обеих сторон таблички, чтобы человек, проходя за стол и усаживаясь, без труда смог найти свое место. На этих табличках не стоит указывать должности или иные регалии членов президиума, поскольку либо вам не хватит места, либо этот текст не будет читаться из-за мелкого шрифта.

Их нужно изготавливать с запасом, поскольку всегда существует вероятность замены лиц, сидящих в президиуме. На такие непредвиденные случаи желательно иметь компьютер с принтером и запас соответствующей, плотной бумаги для оперативного внесения исправлений.

Эти таблички должны быть достаточно тяжелыми, чтобы они не падали от малейшего дуновения воздуха. Лучше всего изготовить многоразовые, аккуратные «стойки-футляры» для таких табличек (например, из оргстекла), которые прослужат достаточно долго.

По мере формирования программы необходимо готовить регламент, т.е. шпаргалку для председателя заседания (образец можно посмотреть в приложении 16). С помощью этого документа председательствующий ведет заседание, объявляет очередного докладчика, следит за соблюдением времени выступления. Вслед за программой до последнего момента будет меняться и регламент, поэтому не спешите готовить окончательный вариант. Просто держите его в рабочем состоянии и своевременно вносите коррективы.

Еще одна «полиграфическая» забота состоит в том, чтобы подготовить крупноформатные постеры, плакаты или другие подобные изделия. Основное их содержание – название мероприятия, фирменная символика, перечень организаторов, спонсоров (с торговыми марками). Все это может быть представлено в каком-либо подходящем художественном оформлении, в цвете и уже не на бумаге, а на более прочном материале (например, пластике).

Постеры и плакаты являются дополнительной рекламой мероприятия и всех, причастных к нему организаций.

Кроме того, бывает, что в одном и том же здании одновременно проводится несколько мероприятий. В этом случае плакаты служат дополнительно для указания, где и что происходит, чтобы верно сориентировать участников.

Не лишним будет проверить и правильность всех надписей на подобных плакатах.

Пример из жизни

На первой конференции «Инфоком», проводимой в Москве по заказу Минсвязи России, на открытие которой приехал министр Л.Д. Рейман, в самый последний момент мы обнаружили, что на плакате с названием мероприятия неправильно написано название министерства. Менять что-либо было уже поздно, даже снять не успели. Так и поседеть можно.

Хорошим тоном является также вывешивание вблизи зала заседаний и/или около места регистрации участников последней версии программы, также выполненной крупным шрифтом в виде плаката.

Обычно организаторы бывают полностью поглощены текущими подготовительными работами и при этом забывают о своих будущих мероприятиях, о необходимости прорекламировать их. В результате о замечательной возможности продвижения следующих конференций во время текущего события вспоминают буквально накануне, когда «поезд уже ушел». А трудно ли заблаговременно подготовить информационное письмо или буклет грядущего мероприятия?

Наконец, готовя различные бумаги к началу мероприятия, не следует забывать о такой прозе жизни, как налоговая инспекция, о необходимости документального оформления ваших взаимоотношений с участниками, заплатившими деньги за «представление». По меньшей мере, им следует вручить счет-фактуру и акт выполненных работ (второй экземпляр акта с подписью участника и с доверенностью на право подписи подобного документа не забудьте оставить у себя).

Учитывая, что информационное письмо может выполнять функцию оферты (о чем уже упоминалось), этого обычно бывает достаточно. Но иногда представители некоторых организаций просят также предоставить им и договор, заключенный между организатором и участником на предоставление услуг по проводимому мероприятию (образец которого содержится в приложении 17). К этому также следует быть готовым. Естественно, что в такой ситуации второй экземпляр договора (также с подписью участника и доверенностью на право подписи) необходимо сохранить у себя.

в начало

На конференции все должно быть прекрасно

Чьи одеяния великолепны, того и слова весомы,

но кто бедно одет, словам того не придают значения.

Ахикар

На любой конференции должна быть создана атмосфера праздника, а, следовательно, необходимо и соответствующее оформление. Стол президиума конференции, например, нужно накрыть соответствующей скатертью, на него, кроме микрофонов и воды, желательно поставить цветы.

Цветы могут стоять на других видных местах, например, на сцене. Вся обстановка должна иметь деловой, аккуратный вид, но и нарядный одновременно.

В настоящее время всегда можно купить или взять напрокат красиво оформленные искусственные букеты или отдельные растения, которые даже не отличить от живых. Этими возможностями нужно активно пользоваться.

Во многих залах, особенно в гостиницах, принято на каждом кресле заранее раскладывать ручки и блокноты или бумагу для записей. Это демонстрирует заботу об участниках и способствует дополнительной рекламе организаторов, поскольку на такие аксессуары обычно наносят фирменную символику.

в начало

И снова о кадрах

Будьте строги к себе и мягки к другим.

Так вы оградите себя от людской неприязни.

Конфуций

Кто делает вид, что много знает и ко всему способен,

тот ничего не знает и ни к чему не способен.

Лао Цзы

Если до сих пор, в период предварительной подготовки, вы могли обойтись небольшой группой сотрудников, то реализация всего перечисленного, особенно в завершающий организационный период и во время проведения мероприятия, потребует значительно больших человеческих ресурсов. При этом вам следует четко представлять, кто конкретно и чем из всего перечисленного будет заниматься.

Не забудьте, что все сотрудники, участвующие в этой работе, должны «знать свой маневр». То есть вы должны тщательно проинструктировать свой персонал и постоянно контролировать их работу.

Очень важно заранее представлять, кто из сотрудников будет работать с техническими средствами, и тщательно проконтролировать в этой сфере подготовку мероприятия.

В последние годы количество и номенклатура технических средств, используемых в event-бизнесе, существенно возросли и расширились. Напомним далее лишь о самом главном.

в начало

Поговорим о технике

Конь, оружие, наука, лютня, речь, мужчина и женщина бывают

хороши или дурны – все зависит от того, как с ними обращаются.

Из трактатов Древней Индии

В настоящее время существует некоторый обязательный, «джентльменский» набор технических средств, без которых современное мероприятие уже немыслимо. В этот набор входят компьютер с мультимедийным проектором, экран, система звукоусиления. Этой аппаратуры обычно бывает достаточно, чтобы организовать выступление докладчика и обеспечить показ заранее подготовленной презентации.

Хорошим тоном является предварительный опрос выступающих с целью выяснить, какие демонстрационные средства могут им понадобиться. Некоторые любят пользоваться оверхедами (от англ. overhead projector – проекционный аппарат, на который накладывается прозрачная пленка с нанесенным рисунком или текстом, увеличенное изображение которого проецируется на экран), кто-то по-прежнему предпочитает слайд-проектор, кому-то требуется флип-чарт (отрывной блокнот больших размеров, размещенный на треноге или другой подставке).

Можно, конечно, поступить наоборот. Заранее уведомить докладчиков, что для выступления или презентации из технических средств будет в наличии лишь то-то и то-то. Если список будет достаточно полным, то все нормально. А вот если вы ограничите докладчиков только слайд-проектором, например, то авторитета вам это не добавит.

Разумеется, необходимо заранее позаботиться о готовности технических средств к работе. Оператор, ответственный за обслуживание технических средств, должен все наладить до начала заседания. Различные сбои и неполадки в работе технических средств всегда вызывают раздражение собравшихся, особенно докладчиков.

К сожалению, часто уже во время выступлений оказывается, что не хватает какого-то «переходника», соединительный шнур слишком короток и требуется удлинитель, проектор установлен так далеко, что изображение не соответствует размерам экрана, оператор не знает, где находится выключатель света, и т.д. Присутствующие начинают скучать, а докладчик в этих случаях сбивается с ритма, с настроя. Выступление оказывается скомканным, ломается запланированная программа.

Этот вопрос, безусловно, требует тщательной проработки накануне начала мероприятия.

В настоящее время номенклатура, возможности и технические характеристики средств, предлагаемых для проведения презентаций и выступлений, настолько разнообразны, что на эту тему можно написать отдельную книгу. Достаточно лишь обозначить те области, которые имеют отношение к техническому обеспечению мероприятий, и хотя бы мельком заглянуть на многочисленные сайты компаний, предлагающих соответствующую технику. Эти области охватывают:

ü звуковое сопровождение, включая звукоусиление, синхронный перевод, запись звука;

ü видеотехнику, в том числе различные проекторы и экраны;

ü световое оформление залов;

ü организацию аудио- и видеоконференцсвязи;

ü различные «неэлектрические» устройства (маркерные доски, флип-чарты, указки и т.п.), которые в последнее время все больше электрифицируются.

Каждую из перечисленных областей можно разбить, в свою очередь, на ряд более узких по номенклатуре, но весьма объемных по содержанию рубрик.

Здесь мы лишь кратко охарактеризуем основные свойства типовых, современных технических средств. Это особенно важно в том случае, если вы проводите мероприятия регулярно и хотите всегда иметь под рукой собственный необходимый арсенал. Эти сведения могут пригодиться и для грамотного разговора с представителями фирм, организующих прокат подобной техники.

в начало

Компьютеры

Из всех неприятностей произойдет именно та,

ущерб от которой больше.

Следствие из законов Мэрфи

Все мы невежды, только в разных областях.

У. Роджерс

В последнее время стандартное выступление оформляется на персональном компьютере в виде презентации (с использованием, как правило, программы Power Point из пакета MS Office). Для ее демонстрации необходим компьютер и мультимедийный видеопроектор. Иногда выступающие приезжают со своими ноутбуками, и дело ограничивается лишь потребностью в проекторе. Однако не все докладчики приедут со своими компьютерами. Чаще привозят лишь саму презентацию, записанную на диск или флэш-память.

Для такого случая у вас должен быть подготовлен компьютер с высоким быстродействием и достаточным объемом памяти (обычно для ускорения работы компьютера во время доклада и быстрой смены кадров оператор записывает презентацию на жесткий диск, т.е. на винчестер).

Поэтому необходимо заблаговременно поинтересоваться у докладчиков, с помощью какого программного обеспечения и в какой версии подготовлен доклад и т.п. Бывали случаи, когда и компьютер вроде бы есть, но на нем стоит старая версия того же Power Point, а докладчик для подготовки своей презентации использовал самую последнюю версию, и они не стыкуются.

в начало

Видеопроекторы

Любое устройство, требующее наладки и регулировки,

обычно не поддается ни тому, ни другому.

Из законов Мэрфи

Хорошо известно, что основной объем информации об окружающем мире человек воспринимает посредством зрения. «Лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать». Это хорошо понимают опытные докладчики и поэтому часто пользуются во время выступлений различным иллюстративным материалом. Соответственно при организации мероприятия возрастает значение качественной проекционной техники, которая позволяет обеспечить наглядность, существенно повысить эффективность восприятия информации.

Принцип действия таких испытанных устройств, как оверхед и слайд-проектор, хорошо известен, поэтому на них подробно не будем останавливаться. Достаточно лишь сказать, что они и по сей день, не утратили актуальности, но все же используются уже реже, чем мультимедийные проекторы.

Развитие этих устройств, конечно, также продолжается, в основном, в направлении снижения веса и габаритов, улучшения дизайна и эксплуатационных характеристик. Весьма популярными в настоящее время являются оверхеды и слайд-проекторы немецких компаний Kindermann и Medium.

К числу поставщиков современных видеопроекторов относятся такие всемирно известные производители электронной техники, как Acer, BenQ, Canon, Dell, Epson, Fujitsu, Geha, Hewlett Packard, Hitachi, InFocus, JVC, LG, MediaVision, Mitsubishi, NEC, Panasonic, Projecta, Projectionsign, Samsung, Sanyo, Sony, Toshiba, ViewSonic и др. Из категории дорогих и малодоступных для среднего потребителя изделий они практически перешли в разряд массовых товаров. В настоящее время на рынке представлены сотни моделей проекторов, различающихся как параметрами, так и ценой. Поэтому, решившись на приобретение мультимедийного проектора, вы, несомненно, окажетесь в затруднительном положении. Что же необходимо знать для разумного выбора?

По принципу действия проектор практически не отличается от подключенного к компьютеру монитора или от подключенного к видеомагнитофону телевизора. Фактически используются те же самые соединения и регулировки, разница лишь только в том, что изображение проецируется на экран. Мультимедийным проектор называют потому, что он может проецировать на экран изображение, записанное с помощью как аналогового (видео-) сигнала, так и набора дискретных значений (цифрового сигнала).

С технической точки зрения оптическую схему любого проектора можно представить как изображение на прозрачной пленке или слайде, с одной стороны которой расположена проекционная лампа, а с другой – объектив. В зависимости от того, как реализовано это изображение, существуют различные типы проекторов. В мультимедийных проекторах изображение формируется с помощью световой матрицы, состоящей из отдельных элементов.

Если матрица создана на основе жидкокристаллического индикатора (как экран ноутбука), мы имеем дело с LCD-проектором (Liquid Crystal Display). Когда для образования матрицы применены специально управляемые микрозеркала, получаем DLP-проектор (Digital Light Processing).

DLP-технология основана на использовании уникального высоконадежного микроскопического зеркального механизма или чипа, известного под названием Digital Micro-mirror Device (DMD). Принцип работы этого чипа заключается в отражении света, падающего на каждое из микрозеркал матрицы DMD, либо в объектив, либо в поглотитель. Зеркала способны переключаться из одного положения в другое с частотой более чем 1 кГц. В результате обеспечивается воспроизведение шкалы серых тонов и цвета. Длительность безотказной работы подвижных элементов крепления микрозеркал достигает 175 тыс. ч.

Если раньше DLP-проекторы (особенно недорогие) неважно обеспечивали высокоточную цветопередачу, то теперь они на равных конкурируют с жидкокристаллическими собратьями.

Наиболее важным техническим параметром проектора служит мощность его оптического излучения, т.е. создаваемый проектором световой поток. Иногда эту величину несколько неточно (с позиций физики или фотометрии) называют яркостью проектора. На самом деле яркость – это характеристика формируемого на экране изображения. Она определяет уже другой световой поток, который несет информацию об изображении и попадает в глаза зрителя. Поэтому яркость изображения зависит не только от мощности излучения проектора, но и от свойств экрана. Из всех световых величин яркость наиболее непосредственно связана со зрительными ощущениями, поскольку освещенность изображений каких-либо предметов уже на сетчатке глаза пропорциональна яркости этих предметов.

Мощность светового излучения проектора определяется, в конечном счете, потребляемой им энергией и измеряется в люменах (лм). Чаще можно встретить такую единицу измерения, как ANSI-люмен, или ANSI-Lm. Последняя была введена в 1992 г. Американским Институтом Национальных Стандартов (American National Standard Institute – ANSI).

Отличие обычного люмена от ANSI-люмена состоит в том, что при измерении светового потока по методике ANSI строго оговариваются площадь контрольного экрана и фокусное расстояние проектора (оно должно быть минимальным). Световой поток, измеренный в ANSI-Lm, позволяет дать усредненную оценку яркости изображения, поскольку значения замеряют в девяти контрольных точках и усредняют.

Цена проектора очень сильно зависит от мощности излучения. Поэтому, чтобы не тратить лишние деньги, приобретая проектор, нужно в первую очередь правильно определить уровень мощности, который должен соответствовать условиям его предстоящей эксплуатации.

Определяя условия эксплуатации проектора, следует учитывать, что прежде, чем проявиться на экране в виде изображения, излучаемый проектором световой поток распределяется по площади экрана. То есть линейные размеры экрана зависят от мощности излучения проектора не прямо пропорционально, а находятся в квадратичной зависимости. Таким образом, при равной яркости изображения, чем больше вы выберете экран, тем мощнее должен быть проектор. Но увеличение мощности излучения проектора в два раза позволяет увеличить линейные размеры экрана всего в 1,4 раза. На основе этих соображений нетрудно посчитать, какой по мощности излучения проектор вам может понадобиться.

При этом еще следует учитывать уровень внешней засветки, т.е. общую освещенность зала, которая зависит от времени суток, наличия штор на окнах, дополнительного освещения и т.п. Это дополнительное освещение непосредственно влияет на контрастность изображения, а, в конечном счете, на его качество. Например, одинаковое по яркости изображение в помещении с незашторенными окнами на экране шириной 150 см в солнечный день вы получите с помощью проектора, мощность излучения которого составляет около 1 тыс. лм, в пасмурный день достаточно 400 лм, в сумерки – 200 лм, в полной темноте – 100 лм.

Практика показывает, что для большинства типовых случаев достаточно иметь проектор со световым потоком около 2 тыс. лм. Такой проектор может обеспечить презентацию даже при отсутствии специального затемнения зала.

Полезные таблицы для расчета требуемой мощности излучения проектора, в которых эта величина взаимоувязана с размерами экрана и уровнем внешней засветки, приведены в работе М. Габдрахманова «Сколько нужно ANSI-люменов?» (PC Week. №39. 2001. www.pcweek.ru).

Эти таблицы позволяют подойти к выбору проектора на количественном уровне и понять следующее, достаточно простое положение. Приобретая проектор, вовсе необязательно искать самый мощный (а, следовательно, дорогой) аппарат. Значительно проще и выгоднее предусмотреть возможность затемнения в зале. Не стоит лишь стремиться к полной темноте, чтобы участники сохраняли возможность делать записи.

Кроме мощности светового излучения для выбора проектора нужно представлять еще такие характеристики, как разрешающая способность (или разрешение), вес, габариты и цена.

Разрешающая способность определяется количеством элементов (пикселей) в световой матрице. В небольших залах (до 100 мест) обычно используют проекторы с разрешением XGA (1024 х 780 пикселей) и со световым потоком порядка 1500–2500 лм. Такие проекторы позволяют проводить презентацию практически без затемнения зала. Для больших залов целесообразно все-таки использовать более мощные проекторы со световым потоком 3000–4000 лм. Для престижных залов, а также в случаях, когда необходимо демонстрировать изображения с очень мелкими деталями, используют проекторы со сверхвысоким разрешением SXGA (1280 х 1024 пикселей). Наиболее дорогими являются сверх-яркие DLP-проекторы со световым потоком свыше 5 тыс. лм.

Вес и габариты проекторов могут весьма различаться для разных моделей. Они также определяются, в конечном счете, мощностью излучения. По этим параметрам проекторы делятся на мобильные и стационарные (офисные). В технической документации можно еще встретить термины «портативный», «компактный» и т.п. Однако существо вопроса при этом не меняется: либо вы в состоянии возить проектор с собой (тогда он относится к мобильным), либо – нет (в таком случае проектор является стационарным). Обычно DLP-проекторы являются более легкими, чем LCD-модели.

Выбирая проектор, на наш взгляд, важно учитывать еще простоту устройства, удобство эксплуатации и, наконец, дизайн. Чем сложнее аппарат, тем больше вероятность, что какой-то узел выйдет из строя. Чем меньше различных функций (режимов, настроек и т.п.), тем проще в них разобраться, и функции оператора можно поручить любому свободному сотруднику.

Важная характеристика условий эксплуатации проектора – это расстояние от аппарата до экрана (так называемое проекционное расстояние) при воспроизведении на нем изображения определенных размеров. В основе расчетов оптических объективов проекторов лежит простой, известный из опыта принцип. Согласно ему человек может сосредоточенно (не двигая глазами) рассматривать объект, ширина которого равна половине расстояния до него. В итоге объективы практически всех проекторов рассчитаны таким образом, чтобы проектор находился на расстоянии от экрана, вдвое большем, чем ширина экрана. Возможные небольшие отклонения от этого правила могут быть компенсированы с помощью функции оптического масштабирования изображения, которой оснащены большинство проекторов. Устройство масштабирования изображения называется трансфокатором или зумом (от англ. zoom – увеличивать).

Некоторые современные проекторы обладают возможностью показа изображений без использования компьютера, со стандартных карт памяти (с USB-накопителя). Карта, на которую предварительно записывается презентация, устанавливается непосредственно в проектор. Стандартная карта емкостью 16 Мб может вместить 100–120 полноцветных (правда, неподвижных) изображений. Этого может быть вполне достаточно даже для нескольких презентаций.

Практически единственным сменным элементом проектора является осветительная лампа. Поскольку лампа стоит дорого (как правило, не менее $300–400), то, чтобы лампа полностью отработала свой ресурс, важно правильно выключать проектор. Сначала следует выключить лампу, потом дождаться, когда проектор охладит ее вентилятором, и только после этого можно выключить питание проектора.

Сейчас обычно используют лампы фирмы Philips, стандартный срок службы которых составляет около 2 тыс. ч. Однако все чаще предлагаются модели проекторов, в которых имеются два режима работы по световому потоку: основной и экономичный (для работы в затемненном помещении). Это позволяет продлить срок жизни лампы. В результате появились проекторы, в которых этот параметр в экономичном режиме достигает уже 5 тыс. ч, а в некоторых моделях даже 8 тыс. ч.

Иногда кроме мультимедийного проектора в конференц-залах используют дополнительные средства визуализации информации – плазменные панели и жидкокристаллические (ЖК) мониторы.

Эти устройства бывают необходимыми, например, для дублирования изображения в другие помещения или одновременного отображения информации сразу с нескольких источников. Они используются также в системах видеоконференцсвязи, о которых мы поговорим далее. Кроме того, если экран расположен за спинами членов президиума или сбоку от них, то им неудобно следить за изображением. В таких случаях на столе президиума дополнительно размещают ЖК-мониторы.

Ведущими производителями плазменных панелей являются фирмы Conrac, Fujitsu, Hitachi,JVC, NEC, Panasonic, Pioneer.

Номенклатура средств отображения видеоинформации постоянно расширяется. Так, например, сравнительно недавно появились такие устройства, как документ-камеры (производители – JVC, WolfVision). Они предназначены для формирования изображений любых объектов (документов, прозрачных пленок, слайдов, просто трехмерных предметов) с дальнейшим выводом полученного изображения посредством проектора на внешний экран. Фактически документ-камера – это сочетание профессиональной цифровой видеокамеры и сложной световой системы, позволяющее получить в реальном времени изображение любого предмета, которое можно вывести на монитор или телевизор, записать на видеомагнитофон или в компьютер, а затем посредством мультимедийного проектора продемонстрировать картинку на большом экране.

Наша промышленность проекторы не выпускает, зато имеется множество мелких и крупных компаний-дистрибьюторов и дилеров ведущих мировых производителей.

В завершение разговора о проекторах следует напомнить, что эти устройства очень быстро морально устаревают, соответственно и цены на них снижаются достаточно ощутимо. Все ранее упомянутые факторы и обстоятельства нужно учитывать, принимая решение о приобретении собственной аппаратуры.

в начало

Экраны

Несовершенное неизбежно приходит в упадок и гибнет.

Сенека

Однако иметь в своем распоряжении даже собственный проектор еще недостаточно. Вы же не будете, я надеюсь, светить проектором на голую стену. Для демонстрации формируемого изображения непременно потребуется какой-то экран. Но уже давно прошли времена, когда дело ограничивалось лишь просто белым (пусть даже пластиковым) полотном.

В зависимости от характера использования экраны могут быть стационарными и мобильными.

Стационарные экраны натягивают на раму или сворачивают в тубус, который подвешивают к потолку или к стене. На время работы экран извлекают из тубуса. Процесс извлечения может быть просто механическим (достаточно потянуть за ручку) или электрифицированным (посредством электромотора). Убирается ручной экран с помощью подпружиненного механизма. Развернуть или убрать его с помощью электропривода, путем простого нажатия кнопки на пульте управления, конечно, проще, эффектнее, но, разумеется, и дороже.

Конструкция мобильных экранов тоже может быть различной, но в любом случае она всегда такова, чтобы обеспечить минимальные габариты, удобство транспортировки и быстрое разворачивание (и сворачивание) полотна.

Экраны классифицируют также по способу работы или по характеру проекции: на отражение или на просвет. В первом случае зрители и проектор находятся по одну сторону от экрана, во втором – аппарат расположен за экраном. Редко, но встречаются универсальные модели, совмещающие оба принципа.

Однако главное разделение экранов осуществляется по классу, который определяется, в свою очередь, характеристиками полотна и соответственно ценой. Даже одинаковые по конструкции экраны могут быть различными по стоимости и по качеству изображения. В зависимости от покрытия и химического состава полотна экраны разделяются на обычные (простые) и высокотехнологичные. Последние представляют собой довольно сложные технические решения, базирующиеся на оригинальных оптических схемах и элементах.

Свойства полотна характеризуются такими физическими величинами, как коэффициент отражения (для просветных экранов – коэффициент усиления) и угол обзора.

Обычный экран не является самосветящимся объектом, он только отражает (или пропускает) световой поток от проектора. Величина, показывающая, во сколько раз больше экран отражает световой поток по сравнению со стандартным матовым полотном, характеризует степень концентрации излучения в сравнении с равномерным во все стороны (диффузным) рассеянием. Эта величина называется коэффициентом отражения. Для эталонной белой матовой поверхности коэффициент отражения принимается равным 1. Чем выше эта величина, тем больше яркость экрана в сравнении с эталоном. Усиление определяется структурой покрытия и формой экрана. Например, коэффициент усиления плоской серебристой поверхности составляет 2–4, бисерной – более 4, вогнутого серебристого экрана – может достигать 15.

Для стандартных условий, когда зрители располагаются в широком секторе углов, обычно рекомендуют матовый экран с усилением 1–1,5.

Угол обзора показывает, в каком секторе углов экран отражает лучше (сильнее), чем матовое полотно, а в каком – хуже (слабее).

Задача хорошего экрана состоит в том, чтобы отразить (или пропустить) весь падающий на него световой поток только в сторону зрителей. Такое явление воспринимается как повышение яркости изображения. С другой стороны, иногда возникает необходимость в том, чтобы рассматривать изображение с очень разных точек зрения, т.е. в широком секторе обзора. Существуют высокотехнологичные экраны, которые позволяют решать обе задачи в зависимости от того, какой стороной они повернуты к зрителям.

Встречаются также так называемые голографические экраны. Их изготавливают из специального, прозрачного полотна, которое не пропускает световые лучи, падающие под определенным углом. Под этим углом и устанавливают проектор, чтобы избежать попадания в глаза зрителей прямых лучей света от лампы проектора.

Следует упомянуть некоторые основные рекомендации по выбору размера экрана.

Ширина полотна должна быть не больше 1/2 расстояния от экрана до первого ряда зрителей и не меньше 1/6 расстояния до последнего ряда зрителей. Если полученные значения различаются, то следует выбирать большее из них.

Высота полотна должна быть не меньше 1/8 расстояния от экрана до последнего ряда зрителей.

В зале с горизонтальным полом расстояние от пола до низа экрана не должно быть меньше 120–150 см.

При размещении экрана в зале необходимо исключить прямое попадание света (в особенности дневного, из окон) на полотно. Хотя бы ближайшие к экрану окна должны быть зашторены или закрыты жалюзи. Желательно также иметь возможность отдельного выключения ближайших к экрану светильников.

Среди производителей лучших высокотехнологичных экранов можно, пожалуй, назвать компании Dai Nippon Printing Co., Draper, Lumin Visual Technologies AG, Projecta. К сожалению, в силу технологической сложности производства полотна качественные экраны больших размеров являются достаточно дорогими. Стоимость такого оборудования, обеспечивающего высокое качество изображения, может достигать $10–15 тыс.

Существуют и другие, более сложные конструкции экранов, обеспечивающие хорошее качество изображения (по контрасту и яркости) и не требующие специального затемнения в зале. Они уже относятся, как правило, к категории активных, самосветящихся устройств.

В качестве примера такого альтернативного варианта системы отображения можно привести устройство с обратной проекцией. Данное устройство представляет собой единую конструкцию, объединяющую проектор, специальный просветный экран и систему зеркал. Некоторым недостатком таких рир-проекционных дисплеев является достаточно большое проекционное расстояние. Для сокращения размеров конструкции приходится использовать дорогостоящие короткофокусные объективы проектора.

Среди таких более сложных систем можно еще назвать светодиодные экраны (панели) и видеостены (видеокубы), которые основаны на новейших технологиях и способны эффективно работать в условиях максимальной освещенности.

Светодиодные экраны, составленные из светодиодных элементов, являются наиболее защищенными и могут работать в любых погодных условиях на улице (мороз, дождь, ветер). Цветопередача и контраст изображений на светодиодном экране значительно лучше, чем на хорошем телевизоре. Модульная конструкция светодиодных дисплеев позволяет собирать экраны любого формата и размера.

Видеостены представляют собой больших размеров панели (модули), состоящие из активных управляемых элементов, которые излучают свет. Современные видеостены так же, как и проекторы, используют DLP-технологию цифровой обработки света.

Благодаря этой технологии видеостены просты в эксплуатации, не требуют дополнительных оптических схем сведения и обеспечивают возможность круглосуточной непрерывной работы устройства при минимальных эксплуатационных расходах.

Следует, конечно, признать, что в настоящее время большинство описанных активных экранов более востребовано в шоу-бизнесе или в рекламном деле, где необходимо отличное качество изображения вне зависимости от освещения и требуются большие размеры изображения.

в начало

Освещение

Если вы спокойны, а вокруг вас в панике с криками бегают люди –

возможно, вы что-то не поняли...

Из законов Мэрфи

В области светового оформления залов и мероприятий также происходит интенсивное развитие техники. Появляются самые разнообразные прожекторы, создаются интеллектуальные световые приборы, устройства на любой вкус и для реализации самых необычных фантазий. Однако они используются в большей степени при организации шоу-представлений.

В случае проведения стандартного мероприятия достаточно лишь проконтролировать освещение и возможности затемнения в зале. Желательно иметь возможность оставлять небольшое освещение, чтобы участники могли делать записи. Это особенно важно при использовании маломощных проекторов. Часто уже в ходе заседания выясняется, что на экран попадает солнце, шторы заклинило, поэтому все иллюстрации просто не видны зрителям. И пошла суета...

в начало

Звукоусиление

Пользуйся чаще ушами, чем языком.

Демонакт

Важнейшим элементом оснащения конференц-зала является система озвучивания. Даже в небольших помещениях обходиться без микрофона, усилителя и динамиков бывает затруднительно. Обычно наличие этой техники молчаливо предполагается в каждом конференц-зале, но предварительная проверка не повредит.

Перед началом мероприятия обязательно следует определить, какое число микрофонов вам потребуется. По меньшей мере, микрофоном обязательно обеспечиваются председатель заседания и докладчик.

В настоящее время озвучивание залов, предназначенных для проведения мероприятий, осуществляется посредством многофункциональных конференц-систем, которые представляют собой довольно сложные комплексы различного оборудования.

Существует несколько их разновидностей. По типу передаваемого сигнала они разделяются на цифровые или аналоговые, по способу передачи сигнала – на проводные или беспроводные.

Обычно самый простой комплект оборудования состоит из центрального блока, рабочего места председателя и рабочих мест остальных участников мероприятия (оборудованные рабочие места участников особенно необходимы для проведения «круглых столов»). Каждое рабочее место представляет собой пульт с микрофоном на гибкой «гусиной шее», встроенным громкоговорителем и кнопкой запроса на выступление. Пульт председателя, кроме того, имеет дополнительно кнопку приоритета, с помощью которой он может отключать микрофоны участников. Такой комплект оборудования обычно называют базовой комплектацией. Остальное оборудование, в том числе акустические системы, аппаратура обработки звука, системы синхронного перевода и т.д., рассматривается как дополнительное или внешнее по отношению к базовой конференц-системе.

Для экономии пространства пульт председателя и пульты участников могут быть врезаны в поверхность столов или в подлокотники кресел. Некоторые производители мебели выпускают даже продукцию, специально предназначенную для установки конференц-систем.

Все микрофонные пульты целесообразно подключать последовательно друг за другом в одну или несколько цепей (согласно так называемой концепции единой шины). Это позволяет отказаться от дорогостоящих автоматических микшеров и толстых пучков проводов, тянущихся по полу. Построенные таким образом конференц-системы легко наращиваются и модифицируются, а их инсталляция требует минимального времени.

Наибольшую мобильность и простоту расширения обеспечивают беспроводные конференц-системы, в которых передача данных осуществляется по радиоканалу. При этом в большинстве из них реализуются меры для защиты данных, которые гарантируют высокую степень защищенности от несанкционированного прослушивания.

Основным элементом центрального блока звуковой системы является усилитель мощности, который усиливает сигнал от источников и без искажений передает его на внешнее акустическое оборудование. Основными критериями выбора усилителя служат мощность и диапазон воспроизводимых частот.

Мощность усилителя подбирается на основе таких характеристик, как объем помещения, степень его наполняемости, материал покрытия стен и потолков.

Диапазон рабочих частот существенно зависит от того, какого рода сигнал будет транслироваться (речь, музыка или то и другое). Для воспроизведения речи вполне достаточно усилителя, частотный диапазон которого составляет 100 Гц-15 кГц. Для высококачественного воспроизведения музыкальных программ нужен усилитель с диапазоном воспроизводимых частот 30 Гц-20 кГц.

Акустические системы для конференц-зала делятся на встраиваемые громкоговорители и звуковые колонны. Первые могут размещаться в потолке или в стенах зала. Акустические системы подбираются согласно характеристикам и дизайну зала аналогично тому, как подбирается усилитель, т.е. по мощности и по частотному диапазону.

Еще одним очень важным элементом конференц-системы являются источники звука, и в первую очередь микрофоны. Кроме них к таким устройствам относятся CD-проигрыватели, FM-тюнеры, магнитофоны, блоки оповещения и т.п.

Микрофоны характеризуются рядом таких важных параметров, как диаграмма направленности, чувствительность, частотная характеристика. По принципу действия микрофоны делятся на две основные группы: динамические и конденсаторные.

Большой популярностью пользуются радиомикрофоны. Они особенно нужны, когда участники мероприятия располагаются в большом зале и задают вопросы докладчику. Специально выделенные сотрудники могут быстро передать радиомикрофон соответствующему участнику. В противном случае вопрос могут не услышать и тот, кому он адресуется, и остальные участники, и переводчики-синхронисты.

Весьма неприятно, когда микрофон начинает «фонить», т.е. система звукоусиления самовозбуждается. Это происходит из-за возникновения так называемой положительной обратной связи между микрофоном и динамиками, когда они неправильно расположены относительно друг друга. Для устранения этого эффекта применяются специальные устройства подавления акустической обратной связи (УПАОС) и грамотное размещение микрофонов и динамиков.

Современные конференц-системы позволяют решать следующие задачи:

Ø усиление речи выступающего;

Ø регламентирование и управление обсуждением благодаря разнообразным режимам работы;

Ø обеспечение аудиозаписи докладов и обсуждения;

Ø подключение системы синхронного перевода;

Ø обеспечение телефонной или аудиоконференц-связи.

Некоторые конференц-системы могут обладать и другими, дополнительными возможностями, как, например:

Ø подключение системы тайного или открытого голосования;

Ø отображение видеоданных с телекамер с автоматическим наведением на докладчика;

Ø автоматическая активация пультов участников при начале выступления;

Ø управление ходом мероприятия с места оператора или председателя с помощью специализированного программного обеспечения.

Установка системы звукоусиления требует тщательных предварительных расчетов. Архитектурно-акустическое проектирование конференц-зала является очень сложной технической задачей, решение которой всегда ближе к искусству, чем к науке.

Для приобретения конференц-системы предпочитают пользоваться одинаковыми во всем мире критериями: высокое качество звука, надежность в эксплуатации, функциональность, стильный дизайн и приемлемая цена. Однако часто выбор той или иной системы сводится к подбору микрофонных пультов и акустических систем, соответствующих общему дизайну помещения и выделяемой сумме средств. Поэтому качество звука во многих залах бывает весьма неважным.

Обычно стоимость конференц-системы определяется по цене отдельного рабочего места в базовой комплектации. По этому параметру подобные системы имеют разброс приблизительно от $200 до $2500.

Выбирая конференц-систему для приобретения, следует продумать ее функциональное назначение и возможные варианты расстановки мебели (в том числе стола президиума, трибуны для докладчика, кресел в зале). Нужно заранее предусмотреть возможности переконфигурирования расстановки мебели, например, по О-, П- или Г-образной схеме для проведения «круглых столов». Далее следует определиться с конструктивным исполнением системы. Например, если система будет мобильной, лучше не использовать врезные элементы, если необходимо проводить голосование, не стоит закладывать по одному пульту на двух участников и т.д.

Отбирая возможные варианты из числа имеющихся предложений, желательно узнать, где данное оборудование уже работает и как давно. Полезно посетить такое место, побеседовать с операторами, включить систему, поговорить в микрофоны и послушать звук. Обратите внимание на наличие сервисного центра и гарантийные обязательства фирмы-инсталлятора. Эти факторы могут послужить некоторым залогом вашего спокойствия.

Системы озвучивания конференц-залов и залов заседаний разрабатывают и производят многие мировые компании, как, например, Behringer, Beyerdynamic, Biamp, Bosch, DNH, Inter-M, Philips, RCF, Sony, Tascam, Tannoy и др.

В этой области успешно работают и российские разработчики и производители, особенно петербургские компании Институт радиовещательного приема и акустики им. А.С. Попова (www.irpa.ru), Научно-производственное предприятие «МЕТА» (www.meta.spb.ru), Научно-производственное предприятие «Электроакустическая техника» («Элат») (www.elat.spb.ru), продукция которых соответствует высоким мировым требованиям по качеству и надежности.

Качественные микрофоны производит также петербургская компания «Микрофон М».

в начало

Синхронный перевод

Научись слушать, и ты сможешь извлечь пользу даже из тех,

кто говорит плохо.

Плутарх

Оборудование синхронного перевода является дополнительным, но весьма важным компонентом конференц-систем.

Современные конференц-залы обычно оборудуются кабинками для переводчиков-синхронистов. Во многие залы такие кабинки приходится привозить накануне мероприятия (для этого их делают разборными), устанавливать и регулировать всю схему коммутации каналов.

Оборудование синхронного перевода и распределения языков в простейшем варианте должно обеспечивать одновременное использование двух языков, а в условиях полномасштабных международных конгрессов – до десяти и более языков.

Обычно конструкции оборудования синхронного перевода и распределения языков выполняются по модульному принципу. Это означает, что из набора модулей можно легко сформировать систему, в точности отвечающую потребностям мероприятия, а расширение этой системы производится быстро и просто.

Существуют как проводные, так и беспроводные системы синхронного перевода. Проводное распределение языков осуществляется по кабелям. Беспроводные системы реализуются с использованием радиоканала или посредством инфракрасного излучения.

Инфракрасные системы беспроводного распределения языков обеспечивают отличное качество звука и хорошую защищенность от несанкционированного доступа. Радиосистемы отличаются большей свободой передвижения участников конференции.

Хорошие системы синхронного перевода производят компании RCF(Италия) и Sony (Япония). В России высококачественные и сравнительно недорогие радиосистемы синхронного перевода производит Институт радиовещательного приема и акустики им. А.С. Попова (www.irpa.ru).

Важным аспектом организации синхронного перевода является подбор переводчиков-синхронистов, поскольку каждое тематическое мероприятие имеет свои терминологические особенности.

Организуя синхронный перевод, необходимо в зале, на видных местах, указать, какому каналу соответствует тот или иной рабочий язык мероприятия.

Если вы используете беспроводную систему, то в организационном плане не следует забывать, что перед началом заседания необходимо обеспечить выдачу индивидуальных приемников участникам, а по завершении – собрать их обратно. Некоторые участники могут просто забыть вернуть эти приемники, поэтому их возврат – вопрос, требующий тщательности и скрупулезности, с одной стороны, и деликатности, с другой. Важно и участников не обидеть, и всю технику собрать.

На некоторых мероприятиях организаторы, выдавая приемники синхронного перевода, требуют с участников некоторый залог, в том числе паспорт. На мой взгляд, такое решение является неудачным, даже некорректным.

в начало

Стенографирование

Все не так легко, как кажется.

Следствие из законов Мэрфи

На некоторых мероприятиях требуется документирование хода заседаний, т.е. практически дословная запись выступлений, вопросов, ответов и последующей дискуссии.

В былые времена для документирования выступлений обычно использовались подготовленные стенографистки, которые с помощью специально разработанных знаков оперативно записывали доклад, а потом расшифровывали эти записи и печатали их на бумаге.

Стенографией пользуются и по сей день.

Однако в настоящее время существуют более прогрессивные технологии.

Например, применяются специальные аппаратно-программные средства, позволяющие не только записывать выступления в цифровом виде в реальном времени, но и достаточно оперативно распечатывать эти записи.

Очень интересное программное обеспечение и аппаратуру для документирования устной речи разрабатывают и изготавливают специалисты из Центра речевых технологий (ЦРТ) в Санкт-Петербурге (www.speechpro.ru).

Эта компания, несомненно, является российским лидером в области разработки электронной техники и программного обеспечения для высококачественной записи, обработки и анализа звуковой информации.

К сожалению, они еще пока не реализовали возможность машинного, т.е. автоматического распознавания речи, однако создали средства, которые значительно упрощают работу операторов и не предполагают специального обучения этих операторов классической стенографии.

Так, ЦРТ предлагает систему распределенного компьютерного документирования (протоколирования) устных выступлений и фонограмм речи, которая позволяет в реальном времени, т.е. практически синхронно с выступающими, получать тексты докладов. Причем система позволяет одновременно обрабатывать до 24 событий (т.е. выступлений и/или фонограмм речи).

Принцип действия этой системы сводится к тому, что речевой сигнал, поступающий с микрофона, усилителя или другого подобного устройства, записывается на жесткий диск персонального компьютера, разбивается на отдельные фрагменты и распределяется между операторами, каждый из которых прослушивает свой кусочек выступления и производит его текстовую расшифровку. Далее полученные таким образом участки текста автоматически соединяются в единый документ, который после проверки руководителем группы может быть сохранен и распечатан.

Основным достоинством системы является многократное ускорение процедуры текстовой расшифровки за счет использования уникальной технологии редактирования одного текстового документа одновременно несколькими операторами.

Система обладает еще и другими преимуществами, например, обеспечивает максимальную достоверность итогового документа за счет ускорения и упрощения процедуры сверки документа с использованием оригинальной технологии образования связи вводимого текста с соответствующим фрагментом звукового сигнала.

Для реализации этого свойства, а также некоторых других достоинств аппаратура снабжена специально разработанным программным обеспечением (так называемым компьютерным транскрайбером; от англ. transcriber – преобразователь, устройство воспроизведения).

Этот транскрайбер обладает следующими функциональными возможностями:

ü высококачественного ввода и сохранения в персональном компьютере речевых сигналов, поступающих от различных источников (микрофонов, линейных выходов магнитофонов или иной звуковоспроизводящей аппаратуры) на вход звуковой платы;

ü визуального контроля, прослушивания и регулировки уровня сквозного сигнала;

ü использования фильтров низких и высоких частот для обеспечения комфортного звучания;

ü начала стенографирования с момента ввода первых секунд сигнала в компьютер (до окончания звукозаписи);

ü автоматической проверки орфографии;

ü расширенного средства воспроизведения (циклическое, замедленное/ускоренное без искажения высоты речевого сигнала);

ü управления воспроизведением с помощью клавиатуры компьютера или ножного переключателя (педали).

В отличие от других устройств документирования описываемая система позволяет:

ü увеличить скорость работы для профессиональных операторов, печатающих вслепую, в 2–3 раза, а для непрофессионалов – в 5–10 раз;

ü заменить дорогостоящую звуковоспроизводящую технику стандартными устройствами;

ü работать в дальнейшем с набранным текстом в различных Windows-совместимых текстовых редакторах;

ü оперативно проверять соответствие введенного оператором текста реальному сигналу за счет автоматического установления связи между набираемым текстом и звучащей речью.

Раздача отпечатанных текстов докладов всем участникам практически сразу после выступлений выглядит очень эффектно и создает отличную дополнительную рекламу организаторам. Могу это подтвердить, основываясь на собственном опыте.

в начало

Диктофоны

Лучшее – враг хорошего.

Вольтер

Разумеется, во многих случаях можно ограничиться просто записью выступлений на диктофон, который также является средством документирования устной речи. Если в дальнейшем вам потребуется получить текст доклада, то придется рядом с диктофоном посадить машинистку, которая по записи напечатает (наберет для записи в память компьютера) искомое выступление.

Какие еще возможности и средства существуют для решения этой задачи?

Можно вновь вернуться к компьютерным способам обработки речи, о которых говорилось ранее. При этом, естественно, воспользоваться цифровым диктофоном, который сразу обеспечивает запись речевого сигнала в цифровой форме. Подобные диктофоны обладают рядом других достоинств по сравнению с ленточными (аналоговыми) магнитофонами и диктофонами (например, малый вес и габариты, значительно больший объем памяти, высокое качество записи, низкое энергопотребление). Современный рынок диктофонов практически заполнен только цифровыми устройствами. Диапазон цен для наиболее общеупотребительных моделей составляет приблизительно от $50 до $250.

В качестве лучших отечественных образцов следует назвать цифровые диктофоны марки «Гном», разработанные и производимые уже упоминавшимся ранее Центром речевых технологий (www.speechpro.ru).

Зарубежных аналогов существует довольно обширное множество.

Для того чтобы определиться с выбором, необходимо понимать, какие цели вы преследуете и на какие цены рассчитываете. Часто бывает важно знать, пригоден ли диктофон к работе в сложной акустической обстановке или на улице, а не только в помещении.

Для ориентации в мире диктофонов необходимо представлять себе их назначение, область применения, а также следующие основные эксплуатационные и технические характеристики:

ü громкость воспроизведения;

ü пороговую громкость срабатывания записи в режиме голосовой активации;

ü громкость системных звуковых сигналов (сопровождающих нажатие клавиш и т.п.);

ü чувствительность;

ü уровень собственных шумов;

ü тип питания и время непрерывной работы в режиме записи без замены элементов питания;

ü габариты;

ü массу.

Желательно также учитывать эргономику и дизайн диктофона, возможности связи с компьютером, особенности «сопутствующего» программного обеспечения. Важно представлять, каковы функциональные возможности цифрового диктофона.

Например, диктофоны производства ЦРТ обеспечивают такие полезные функции, как:

ü высококачественная моно- или стереофоническая звукозапись со сжатием и без сжатия с использованием встроенных или внешних микрофонов в сменные карты памяти большого объема;

ü защита от несанкционированного прослушивания и доступа к управлению диктофоном;

ü прослушивание выбранной фонограммы или выделенного фрагмента в «кольце»;

ü быстрый поиск полезного сигнала (фрагмента речи) в фонограммах большой продолжительности;

ü шумоочистка при прослушивании;

ü изменение скорости воспроизведения записанных фонограмм без искажения тембра голоса;

ü фиксация даты и времени начала и окончания каждого сеанса звукозаписи и параметров диктофона;

ü возможность обновления встроенного программного обеспечения.

При этом они достигают весьма малых габаритов (73 х 47 х 12,5 мм) и массы (до 90 г с аккумулятором).

в начало

Аудио- и видеоконференции

Сколько людей, столько и мнений.

Теренций Публий

Ранее я уже упоминал (хотя и довольно скептически) о возможностях использования Интернета для организации «дистанционных» мероприятий. Тем не менее системы аудио- и видеоконференцсвязи являются одним из наиболее ярких примеров активного развития и применения мультимедийных информационных технологий в области проведения конференций.

Такое мероприятие может быть особенно эффективным, когда его участникам не нужно знакомиться друг с другом, если ранее они уже общались. Это особенно характерно для внутрикорпоративных мероприятий.

Если, например, необходимо оперативно провести деловое совещание, участники которого находятся в разных, удаленных друг от друга местах, то оптимальным решением может явиться телефонная (или аудио-) конференция. При этом обмен информацией между участниками осуществляется, разумеется, лишь на вербальном уровне.

Для проведения такой конференции достаточно лишь договориться о дате и времени ее проведения. Телефонные конференции позволяют экономить и время, и деньги, необходимые для переезда участников к месту проведения мероприятия.

Для организации такого мероприятия требуется установить телефонную связь удаленного абонента с аудиторией. Используемые при этом телефонные аппараты представляют собой специализированные устройства, оборудованные широконаправленными микрофонами, громкоговорителями и цифровой системой обработки сигналов.

Применение цифровых процессоров в совокупности с алгоритмами сжатия речи и эхоподавления позволяет обеспечить:

ü высокое качество звучания и полноценное, двустороннее обсуждение темы в так называемом режиме полного дуплекса (т.е. участники на обоих концах линии могут говорить и слышать друг друга одновременно, в отличие от общения по телефонным аппаратам со встроенной функцией Speaker Phone);

ü подавление эха, шумового фона и паразитной обратной связи «микрофон – громкоговоритель»;

ü автоматическую настройку на объем помещения, уровни сигнала и шума в телефонной линии.

В результате те, кто однажды воспользовался таким аппаратом для проведения аудиоконференции, уже никогда не вернутся к мысли использовать для этой цели обычные телефоны с функцией Speaker Phone.

Количество ведущих производителей подобных аппаратов сравнительно невелико. Среди них такие фирмы, как GBH, Hello Direct, NEC, Polyspan, Shure, U.S. Robotics.

Аудиоконференция может стать еще более эффективной, если во время ее проведения обеспечить возможность оперативно обмениваться документами и вносить в них необходимые поправки. Современная техника позволяет решить такую проблему не тривиально, с помощью факса или электронной почты, например, но посредством современной услуги, получившей название документальной конференц-связи. Для ее реализации требуется специальное терминальное и некоторое дополнительное связное оборудование. Непосредственно связь может быть организована по высокоскоростным линиям и даже по обычным каналам телефонной сети. При этом отдельные участники могут пользоваться просто персональными компьютерами, на которых устанавливаются соответствующее программное обеспечение и модем для обмена файлами.

Тем не менее, из всех существующих на сегодняшний день систем для дистанционного проведения конференций наиболее информативный диалог между участниками обеспечивает видеоконференцсвязь. Благодаря современным техническим средствам участники видеоконференции могут обмениваться в реальном времени любой визуальной информацией, в том числе движущимися изображениями друг друга.

Функциональные возможности, которыми обладает современное оборудование видеоконференцсвязи, постоянно совершенствуются и расширяются. Растет не только общий интерес к такому способу проведения мероприятий, но увеличивается число реально действующих систем. Какими же причинами это обусловлено?

Можно перечислить следующие, наиболее важные достоинства видеоконференцсвязи, которая:

ü позволяет одновременно общаться с несколькими людьми, находящимися в разных местах, и самому «находиться» одновременно в нескольких местах;

ü предоставляет возможность чаще общаться с коллегами и партнерами и тем самым повышает эффективность взаимодействия с ними;

ü позволяет оперативно обсуждать и принимать решения по неотложным проблемам, быстро реагировать на рыночные изменения;

ü создает иллюзию реального участия в обычном мероприятии за счет хорошего качества звука и изображения;

ü экономит расходы на командировки;

ü экономит время сотрудников – один из важнейших ресурсов любой компании;

ü повышает эффективность работы и качество жизни деловых людей, снижает уровень стрессов за счет избавления от длительных поездок и перелетов.

Таким образом, для многих мероприятий преимущества применения видеоконференцсвязи могут быть достаточно весомыми и решающими, поэтому можно, безусловно, ожидать дальнейшего развития этого средства коммуникаций.

Для организации видеоконференцсвязи необходима следующая аппаратура:

ü видеокамера, формирующая видеоизображение;

ü система звукоусиления, формирующая звуковой сигнал;

ü кодек-устройство для преобразования аналоговых аудио- и видеосигналов в цифровую форму, а также для сжатия уже цифровых сигналов с целью минимизации трафика; на приемной стороне аналогичное устройство выполняет обратные преобразования;

ü телекоммуникационная сеть для передачи сигналов;

ü монитор, воспроизводящий изображение;

ü система воспроизведения звука.

Однако вовсе необязательно самим приобретать подобную технику. Практика последних лет показывает, что организация видеоконференцсвязи становится одним из перспективных направлений для операторов, владеющих сетями передачи данных и предоставляющих услуги доступа в Интернет. Дело в том, что растущая конкуренция заставляет операторов не только снижать расценки на свои услуги, но и постоянно искать новые приложения, расширять перечень предоставляемых услуг.

Последнее обстоятельство привело фактически к появлению организаций нового типа – провайдеров приложений, или ASP (Aplication Service Provider). Эти компании предоставляют необходимое программное и аппаратное обеспечение для функционирования определенных приложений через свою или арендуемую сеть передачи данных. Это может быть Интернет или частная виртуальная сеть. Кроме того, они могут предоставлять клиентам в аренду и терминальное оборудование, которое устанавливается на стороне потребителя для реализации услуги.

Для клиентов такая схема очень удобна, поскольку им не требуется покупать дорогостоящее оборудование, которое, тем более, довольно быстро устаревает, выделять время на его развертывание, затрачивать средства на эксплуатацию и обслуживание. Все эти функции обеспечивает провайдер услуг.

Среди факторов, которые способствуют развитию спроса на данную услугу, кроме уже упомянутых преимуществ можно выделить следующие:

ü более эффективное использование оборудования и высококвалифицированного персонала, поскольку они обслуживают не одного, а нескольких потребителей;

ü возможность использования современных высокоскоростных каналов связи;

ü возможность оперативного увеличения числа пользователей без дополнительных вложений.

Именно в силу рассмотренных причин системы видеоконференцсвязи будут активно развиваться и внедряться в практику проведения мероприятий.

Обсуждая перспективы развития этого направления, следует заметить, что в сентябре 1994 г. был создан Международный консорциум по мультимедийным телеконференциям IMTC (International Multimedia Teleconferencing Consortium). В его состав до недавнего времени входили 56 членов, среди которых такие компании, как AT&T, ConferTech, DataBeam, Intel, MCI, Microsoft, MultiLink, PictureTel, Polycom, Tandberg, TTI. Все производимое членами консорциума оборудование совместимо между собой без всяких ограничений. Таким образом, возможности развития дистанционных мероприятий (особенно внутрикорпоративных) обладают мощным потенциалом.

Не остаются в стороне от этого направления и наши компании. Среди российских дистрибьюторов и инсталляторов подобного оборудования можно указать такие крупные фирмы, как дистрибьюторская компания «ИМАГ» (ООО «ИМАГ», www.emag.ru) и компания «Связь-Комплект» (www.skomplekt.com).

в начало

И это еще не всё...

Как много есть на свете вещей, которые мне не нужны.

Сократ

Однако вернемся к более простым вещам.

Довольно часто необходимо обеспечить выступающих доской для текущих записей (обычной грифельной или предназначенной для записи специальными маркерами). Некоторым докладчикам удобнее пользоваться флип-чартом. Современные флип-чарты можно также использовать и без блокнота – как доску для письма маркером.

Появились уже многофункциональные доски-кабинеты, которые представляют собой специальные конструкции, совмещающие в одном корпусе маркерную доску, флип-чарт и экран.

Зайдите в Интернет, и вы найдете еще множество различных устройств: мобильные доски на колесиках, рельсовые системы для движущихся досок и бумаги, системы специальных карнизов для крепления чертежей и уйму других приспособлений, облегчающих жизнь докладчиков.

Кстати, и в этой сфере техника развивается в сторону внедрения электроники. Так, появились электронные доски (крупные производители – Hitachi и Panasonic).

Например, электронные доски Panasonic «Panaboard» имеют две белые рабочие поверхности, на которых можно рисовать обычными разноцветными маркерами. В то же время в любой момент можно распечатать на обычной бумаге копии изображений с поверхности доски при помощи встроенного черно-белого принтера. С помощью имеющегося USB-интерфейса такую доску можно легко и быстро соединить с компьютером. Это дает возможность сохранять нарисованные на доске изображения в виде графических файлов. Программное обеспечение, которое поставляется с электронными досками, позволяет добавить к сохраненным в компьютере рисункам какие-либо замечания и пометки. Доска может работать и как обычный принтер, подключенный к персональному компьютеру.

Интерактивные доски Hitachi позволяют управлять компьютером непосредственно с экрана, без использования мыши и клавиатуры, с помощью беспроводной технологии. Сопутствующее программное обеспечение дает возможность писать дополнительно любые комментарии и запоминать все нарисованное в компьютере. Доска имеет отдельную поверхность для сухого стирания, которую можно использовать как стандартную лекционную доску.

Среди технических средств всегда окажется необходимой лазерная указка. Докладчики, которым приходится выступать сравнительно часто, особенно преподаватели вузов, обычно имеют этот удобный инструмент в своем личном хозяйстве. Но многие выступающие будут вам за него благодарны.

В ходе проведения мероприятия может возникнуть срочная потребность в отправке факса, электронного письма или, по крайней мере, в обычном телефонном звонке. Разумеется, нужно предусмотреть такие возможности. Для выполнения каких-то оперативных работ желательно позаботиться также о наличии ксерокса, компьютера, принтера и запаса бумаги.

На некоторых мероприятиях в первый день проводят интенсивную фотосъемку отдельных участников и различных эпизодов. Затем оперативно изготавливают пробные отпечатки, вывешивают их для всеобщего обозрения и принимают заказы от участников. К концу следующего дня готовые фотографии раздаются всем заказчикам. Такие сувениры не дают, конечно, большого заработка, но оставляют хорошие воспоминания о заботливых организаторах. Помимо обычной фотосъемки все чаще используют видеосъемку. Видеозапись мероприятия, особенно выполненная в формате DVD, может стать неплохим сопутствующим товаром.

в начало

Немного о безопасности

С умного хватит и намека.

Теренций Публий

Каждое солидное мероприятие должно обеспечиваться службой охраны и безопасности. Основной ресурс такой службы – это хорошо подготовленные во всех аспектах сотрудники. Тем не менее, служба безопасности может быть усилена системой видеомониторинга. В настоящее время такая система является одной из важных составляющих интегрированной системы современного конференц-зала, которая обеспечивает возможность наблюдения за ситуацией в помещении.

Система видеомониторинга предназначается для организации централизованного наблюдения за территорией и видеозаписи происходящих событий. Изображение с камер слежения может отображаться на мониторах операторов (и в случае необходимости дополнительно переводчиков-синхронистов) и фиксироваться на видеомагнитофон, DVD-рекордер или персональный компьютер. Среди российских инсталляторов систем видеомониторинга и контроля доступа можно вновь упомянуть компанию ЗАО «НПП МЕТА» (www.meta.spb.ru).

в начало

Проблема информационной безопасности

Сколько б ты ни жил, всю жизнь следует учиться.

Сенека

Говоря о различных технических средствах, необходимых для обеспечения семинара или конференции, следует вспомнить еще об одной интересной и очень важной области – защите информации, или информационной безопасности.

Дело в том, что у вас может возникнуть необходимость провести конфиденциальное мероприятие при закрытых дверях.

Проблема защиты информации весьма многогранна, поскольку сама информация может существовать в разнообразных видах, с использованием различных носителей. Поэтому в настоящее время данная проблема породила большую самостоятельную область науки и техники, тесно связанную с телекоммуникациями, информатикой и т.д.

При этом следует учитывать, что во время проведения каких-либо совещаний, семинаров и других мероприятий, которые сопровождаются выступлениями собравшихся людей, всегда существует довольно много (до девяти) так называемых каналов возможной утечки именно речевой (акустической, звуковой) информации. Причем такие каналы вовсе не ограничиваются ухом «врага», приложенным к замочной скважине, или, что более современно, включенным мобильным телефоном у кого-то из участников.

Впервые проблему защиты акустической информации осознали в нашей стране довольно давно. По рассказам одного из старейших сотрудников Института радиовещательного приема и акустики им. А.С. Попова (Санкт-Петербург) Р.В. Домбровского, с ней столкнулись в начале 50-х гг., когда институт получил заказ изготовить для Кремля комплект звукоусилительной аппаратуры. Разумеется, такая аппаратура, по мнению заказчиков, предполагалась быть «самой-самой», «с запасом» по всем показателям. В том числе она должна была усиливать сигналы даже на таких высоких частотах, на которых человеческий голос уже и не порождает звуков, т.е. тоньше комариного писка. Как ни сопротивлялись этому разработчики (справедливо полагая такие требования неразумно завышенными), руки им быстро выкрутили.

Спустя некоторое время «компетентные органы» задержали где-то на Красной площади иностранца, который прогуливался с длинноволновым радиоприемником и прослушивал наисекретнейшие заседания Политбюро (или какого-то другого не менее важного органа).

Ларчик открывался очень просто. Доведя характеристики усилителей до столь высоких (для голоса) частот, разработчики «залезли» в длинноволновый радиодиапазон. В итоге усилитель стал как бы радиопередатчиком. Человеческие голоса накладывались на это излучение (как говорят в технике, модулировали это излучение) и уходили в эфир.

В дальнейшем оказалось, что практически все электрические приборы и устройства обладают «микрофонным» эффектом, т.е. они в большей или меньшей степени работают как микрофоны. Другими словами, все электрические устройства излучают электромагнитные волны. Стоит рядом появиться звуковому источнику, как звук начинает модулировать электромагнитное излучение. Дальше, как принято говорить, дело техники уловить это излучение и «прочитать» содержащееся в нем сообщение.

Позднее, когда за проблему информационной безопасности взялись более серьезно, оказалось, что и этими явлениями дело не ограничивается.

Подобных способов, основанных на различных по своей физической природе явлениях, можно перечислить еще далеко не один, поскольку процессы, связанные с усилением, записью и передачей звука на расстояние, всегда связаны с возникновением различных побочных эффектов, излучений (помимо электромагнитных волн) и сигналов. Все эти излучения и сигналы взаимодействуют со звуковыми колебаниями, модулируются этими колебаниями, в результате чего их можно использовать после соответствующей обработки для подслушивания.

В первую очередь даже первичные акустические речевые сигналы (звуковые колебания), которые генерируются органами человека, можно улавливать различными способами.

Например, существуют несложные, понятные с позиций физики, но достаточно непростые с точки зрения защиты способы подслушивания непосредственно речи посредством вентиляционных труб в здании, по которым очень хорошо распространяется звук.

Далее звуковые колебания воздуха (попросту звук), попадая на какие-то твердые препятствия (оконные стекла, перегородки, стены и т.п.), порождают так называемые виброакустические поля, т.е. эти препятствия начинают вибрировать вслед за звуковыми колебаниями. Наверное, уже многие слышали о способах подслушивания, основанных на облучении окон помещений лазерным излучением. Этот способ основан именно на том, что отраженное от окна лазерное излучение тоже модулируется, но уже виброакустическими колебаниями, которые несут в себе исходную звуковую информацию.

Речевые сигналы воспринимаются также различной воспроизводящей и/или регистрирующей аппаратурой. Как мы уже излагали ранее, это также приводит к возникновению электрических, магнитных, электромагнитных излучений, которые становятся переносчиками акустической информации.

Причем использование каких-либо способов намеренного зашумления речи (например, разговор «под аккомпанемент» работающего двигателя автомобиля) далеко не всегда может уберечь от подслушивания. Существуют очень эффективные методы и аппаратура для «шумоочистки» речи, которыми часто пользуются не только в разведывательных целях. Вспомните, например, как специально «очищались» магнитофонные записи с затонувшего подводного крейсера «Курск».

Очень значительных результатов в решении подобных задач добились разработчики таких методов из санкт-петербургского Центра речевых технологий (www.speechpro.ru). Кстати, именно они «Курском» и занимались в этом отношении.

Таким образом, появились специальные методы и средства противодействия подслушиванию. Сюда входит большое множество мероприятий, начиная с оценки и расчета зон возможного подслушивания и заканчивая применением специально изготовленных экранов, звукоизоляции, излучателей помех, электронных приборов и устройств.

В дополнение к этому разрабатываются также соответствующие способы и аппаратура для установления каналов утечки акустической информации, т.е. ведения акустической разведки и для контроля надежности защитных мер.

В Санкт-Петербурге существует научно-производственное предприятие «Информакустика» (infak@inbox.ru), которое успешно решает подобные задачи.

Разумеется, развивается и «противная сторона», т.е. разрабатываются и создаются способы и средства для несанкционированного доступа к источникам звука – попросту говоря, прослушивания.

Так эти два направления и развиваются, соревнуясь между собой.

в начало

Последние приготовления

Медлительный борется с бедами всю свою жизнь непрерывно.

Гесиод

Наконец, мы, кажется, выходим на финишную прямую. До начала мероприятия остается несколько дней.

На что следует обратить внимание в этот период?

Очень важно в эти дни еще раз сделать контрольные звонки всем докладчикам и убедиться, что они помнят, где и когда они должны быть. Из нескольких десятков сравнительно крупных мероприятий, которые доводилось проводить, я помню буквально одно-два, когда все запланированные выступающие прибыли в полном составе. Обычно кто-то выпадает из программы именно в эти последние дни. Хорошо еще, если этот выбывший докладчик (как правило, высокопоставленная персона), пользуясь своим служебным положением, пришлет более-менее адекватную замену. Иначе вы попадаете в затруднительное положение, когда для полноценного обсуждения заявленной темы не хватает одного-двух выступающих.

Нелишним бывает напомнить о своих предстоящих обязанностях председателям заседаний. Здесь также возможны сбои и «проколы».

Если на вашем мероприятии планируется принятие какого-либо решения, к этому моменту следует подготовить редакционную комиссию, которая на основании проекта решения и предложений участников сформулирует окончательный вариант. Разумеется, входящие в комиссию люди должны знать о своих функциях.

Несмотря на эти трудности, к началу проведения мероприятия все вырисовывается достаточно четко, поэтому на данном этапе целесообразно расписать весь «сценарий» буквально по минутам. В итоге вы будете ясно представлять, что, где, когда происходит и кто конкретно все текущие события обеспечивает. В результате такой сценарий помогает следить за правильным ходом всех событий, поддерживать его, хотя реально все равно отклонения от плана будут происходить. Ваша задача их минимизировать.

На этом этапе уже можно прикинуть, кто из числа ожидаемых лиц и в каком порядке будет сидеть в президиуме заседания. Существуют различные варианты составления списка таких лиц.

Самый демократичный подход к решению этого вопроса: в президиум садится председатель заседания и все докладчики текущего периода заседания (от перерыва до перерыва). В этом случае целесообразно зарезервировать какое-то количество мест в первых рядах для VIP-гостей (например, на спинки кресел можно повесить бумажные таблички «Оргкомитет»).

Самый распространенный подход: за стол президиума усаживают самых важных персон. В этом случае вам придется решать «политические» задачки и проявлять искусство дипломатии, чтобы, не дай бог, кого-либо не обидеть.

Естественно, еще раз проверяется наличие табличек с именами сидящих в президиуме либо выступающих на круглом столе.

На столе президиума должны быть расставлены таблички, микрофоны, цветы, вода и стаканы (бывает, что о последних и забудут), разложена чистая бумага, ручки.

В этот период проводится непосредственная подготовка всех помещений, используемых для проведения мероприятия. В приложении 18 приведены требования к месту проведения достаточно крупной конференции. Всегда целесообразно проверить и убедиться, что все пункты подобных требований не забыты и выполнены.

Конференция, как и театр, начинается «с вешалки», с гардероба. Я не раз был свидетелем, как участники не могли сдать верхнюю одежду, потому что гардероб по какой-либо (уважительной, по мнению организаторов) причине был закрыт. Вот и несли люди пальто с собой в зал заседаний. И неудобно, и некрасиво.

Все таблички-указатели, помогающие найти гардероб, комнату для регистрации, зал для заседаний, необходимые вспомогательные помещения, туалеты и т.п., должны быть развешаны в достаточном количестве.

Проведение мероприятия начнется с регистрации, которая может проводиться в разных местах.

Во-первых, регистрацию можно (и желательно) организовать в гостинице, где будут расселяться приезжие участники. В этом случае в холле гостиницы должны быть установлены соответствующие заметные указатели, поставлены столы с табличками, за которыми постоянно должен находиться хотя бы один дежурный. Это удобно для прибывших гостей, поскольку они сразу получают весь пакет раздаточных материалов, а главное – программу, и могут с самого начала выстроить свой график пребывания на мероприятии.

Во-вторых, регистрацию проводят за 1–2 часа до начала мероприятия по соседству с тем помещением, где будут проходить заседания. Обычно для этого выбирают подходящий зал или комнату перед залом для заседаний. Желательно, чтобы помещение для регистрации участников располагалась вблизи от входа в здание. В противном случае также используйте таблички-указатели.

Если мероприятие достаточно локальное, то именно такой регистрацией, перед началом заседания, стоит и ограничиться.

Все столы для регистрации должны также иметь указатели. Если число участников достаточно велико, используйте несколько столов, разбивая списки регистрации на группы (например, от А до И, от К до П и т.д.).

Для регистрации представителей прессы желательно выделить отдельный стол.

Предусмотрите стол для бухгалтера-кассира, которому придется оформлять и выдавать участникам финансовые документы, получать, возможно, регистрационные взносы. Поэтому его желательно установить в стороне от других.

Может понадобиться отдельный стол для отметки командировочных удостоверений, хотя иногда удобнее собрать их при регистрации, а затем раздать в ближайшем перерыве.

Если вы пригласили заранее представителя концертно-театральных касс для продажи билетов тем, кто хочет самостоятельно сформировать себе культурную программу, то и ему нужно подготовить подходящее место.

Могут быть также приглашены продавцы специальной, отраслевой литературы, сувениров и т.п.

Не часто, но приходится иногда решать вопросы с приобретением билетов на обратный выезд некоторым участникам. В последние годы это перестало быть значительной проблемой, но к такому сервису нужно быть готовым. Либо заранее объявлять (например, в информационных письмах), что этот вопрос каждый должен решить самостоятельно.

Не забудьте о художественном оформлении зала заседаний. Цветы, постеры и т.п. должны быть расставлены и развешаны накануне, заранее.

Возле зала для заседаний нужно установить доску для оперативного вывешивания объявлений, особенно самой последней, актуальной версии программы мероприятия. Саму программу вывешивайте в самый последний момент, иначе она может оказаться совсем не актуальной.

При проведении крупных событий, на которые прибывают действительно важные персоны, следует предусмотреть отдельное помещение (комнату Оргкомитета), куда все эти лица приглашаются перед началом заседания.

Как заботливый хозяин, вы (или кто-то из ваших сотрудников) должны встретить такого гостя у входа и проводить в это помещение. Разумеется, там должны быть организованы чай, кофе, возможно, что-либо покрепче, легкие закуски. Накануне стоит поинтересоваться вкусами ваших гостей и приготовить именно то, что им понравится.

Не забудьте о спонсорах! Если в договоре с ними были прописаны флаги, плакаты и т.п., развешанные в зале заседаний, то, не дай бог, вы о них забудете.

Проверьте, все ли в порядке с туалетами и обозначены ли места для курения.

Поскольку на этом этапе к вашей работе может подключаться много новых людей, которые до сих пор не имели дело с данным проектом, перед началом мероприятия следует тщательно всех проинструктировать, напомнить о выполняемых обязанностях, о поведении в нестандартных ситуациях и т.п.

Особое внимание при этом следует обратить на службу безопасности. Необходимо ознакомить их сотрудников с программой, бейджами (особенно если они имеют различную форму и цвет), порядком прохода участников и т.п.

Причем нужно продумать и обсудить все мелочи, которые лично вам кажутся очевидными. Уверяю, они совершенно не очевидны людям, которые только что включились в вашу работу.

в начало

Продолжаем работать со СМИ

Что бы о тебе ни думали, делай то,

что ты считаешь справедливым.

Будь одинаково равнодушным и к порицанию, и к похвале.

Пифагор

Готовим пресс-конференцию

Неважно, что что-то идет неправильно.

Возможно, это хорошо выглядит...

Первый закон Скотта

Если ваше мероприятие заслуживает серьезного внимания для своей отрасли, если вы собрали действительно интересных докладчиков, если вы полагаете, что это будет интересно достаточно широким кругам общества, то следует подумать о дополнительном привлечении внимания СМИ к этому событию, и в первую очередь о проведении пресс-конференции.

Это – замечательная возможность для проведения рекламной акции как самого мероприятия (особенно если вы планируете делать его регулярным), так и (в меньшей степени, конечно) вашей компании.

Подходить к проведению пресс-конференции следует весьма тщательно. Требуется быть уверенным, что ваше событие является действительно новостью, которая может заинтересовать кого-либо помимо самих организаторов. Журналисты охотятся только за ценной информацией, поэтому даже изобильное угощение, которым традиционно заканчивается любая пресс-конференция, не спасет положения. Хотя обычно конференция всегда является хорошим информационным поводом.

Кроме того, все организационные шаги должны быть выполнены на должном уровне. В противном случае вы не только провалите пресс-конференцию, но и навредите себе, создав антирекламу.

О чем же следует позаботиться, приступая к подготовке пресс-конференции?

Весьма важным является выбор места и времени проведения пресс-конференции.

Обычно журналисты слетаются, если появляется возможность встретиться с интересными персонами. Ваши VIP'ы присутствуют, как правило, лишь в первый день работы мероприятия. Пребывать на конференции полностью в течение даже одного дня для них всегда затруднительно. Следовательно, в первый же день нужно проводить и пресс-конференцию.

Хотя возможен вариант проведения пресс-конференции и накануне искомого события. В таком случае вам нужно тщательно продумать ответы на следующие вопросы:

ü для чего следует проводить пресс-конференцию заранее? Какова ее цель?

ü кто примет участие со стороны организаторов (руководство Оргкомитета или еще кто-либо)?

ü где и когда ее проводить?

ü кого необходимо пригласить обязательно?

Как правило, пресс-конференцию стоит проводить в том же месте, где и основное мероприятие, но необязательно в этом же (и, скорее всего, не в этом) зале. Желательно подобрать помещение, соответствующее по своим размерам собирающейся аудитории.

Поскольку мероприятие начинается обычно с утра, то пресс-конференцию стоит начинать сразу после пленарного (или первого) заседания, т.е. в середине дня. Провести ее в конце первого дня вряд ли удастся, так как и VIP'ов не удержать столь долгое время, да и журналисты – тоже люди, им к концу дня хочется отдохнуть. Середина дня удобна еще и потому, что после пресс-конференции логично пригласить журналистов на фуршет для прессы, a VIP'ов – на обед.

В некоторых случаях уместно предусмотреть проведение пресс-конференции в форме пресс-ланча. В этом случае ей можно придать более доверительный или, наоборот, более торжественный характер.

Встречаются и художественные формы проведения пресс-конференции, которые используют для того, чтобы уж совсем покорить журналистов. При этом организаторам предоставляется огромное поле для проявления фантазии.

Кроме формы проведения и времени дня изначально стоит обдумать, в какой день недели начинать мероприятие и, следовательно, пресс-конференцию.

На решение этого вопроса влияет множество факторов (помимо тех, которые уже обсуждались ранее и связаны с конкурентной средой).

Если, например, мероприятие международное, то лучше всего, когда участники съезжаются (или разъезжаются) в субботу или в воскресенье.

Тогда у них появляется время для осмотра достопримечательностей вашего города. Кроме того, для иностранцев эти дни для приезда или отъезда предпочтительнее, поскольку в выходные ниже цены на авиабилеты.

Если мероприятие деловое, т.е. сравнительно краткое, то лучшие дни – это вторник или среда. Понедельник не подходит, он, как известно, «день тяжелый». В пятницу все нормальные люди уже готовятся к выходным.

С точки зрения проведения самой пресс-конференции пятница тем более не годится, поскольку материал о вашем мероприятии не попадет в субботний, самый читаемый выпуск газет, а издания последующей недели уже неинтересны, ваше событие не будет являться новостью.

Кроме этих соображений необходимо учитывать, что если в выбранный вами день в городе проходит еще какое-либо интересное, важное мероприятие (даже на другую тему), то число журналистов на вашей пресс-конференции может сократиться. Поэтому, приглашая их, целесообразно справиться, какие еще пресс-конференции планируются в этот же день, и постараться убедить редакцию, что ваше событие самое-самое. Зная заранее о «соперниках», всегда ведь можно сочинить какие-то действительно важные конкурентные преимущества и перетянуть наиболее важные издания к себе.

Проведение пресс-конференции должно быть, конечно, вписано в общий сценарий мероприятия, четко спланировано и выполнено во времени. Обычно на все выступления отводится не более 20–30 мин. На вопросы также выделяется 15–30 мин, в зависимости от числа выступающих и активности журналистов. После первого часа внимание журналистов будет ослабевать, накал спадет, начнутся «разброд и шатания». Этого лучше избежать заранее и, если даже вопросы еще не закончились, вежливо, тактично, но твердо «закруглить дело».

В этом отношении важна роль председателя, ведущего пресс-конференцию. Он следит за регламентом, определяет последовательность задаваемых вопросов.

Большинство последующих шагов очень похоже на процесс подготовки самого мероприятия. Предварительно, за 5–7 дней, нужно разослать приглашения в редакции. Если это сделать за 1–2 дня, когда люди уже спланировали свои ближайшие дни, не ждите ничего хорошего.

В приглашении необходимо четко указать место и время проведения пресс-конференции (а если это место не общеизвестно, то желательно привести и схему проезда, предпочтительные виды городского транспорта).

Вопрос об объеме предметной информации, содержащейся в приглашении, является дискуссионным. Одни считают, что лучше просто обозначить повод и более ничего не давать. Другие полагают, что можно привести некоторые, но не все аспекты грядущего события. В этом смысле существуют также и различные точки зрения на то, следует ли прилагать к приглашению пресс-релиз (о нем немного далее) или нет.

Как и в случае подготовки основного события, приглашения нельзя «пускать на самотек». Если вы разошлете в редакции факсы и «емели» и успокоитесь – провал неминуем. Хорошо, если явится пара человек. Журналистов также нужно теребить, обзванивать и т.д. Причем не стоит беспокоить по такому поводу главных редакторов (если, конечно, они не являются вашими близкими друзьями), у них другие заботы.

Вообще-то мы договаривались, что к этому времени у вас уже есть достаточно близкие друзья-журналисты. Вот их, в первую очередь, и приглашайте.

Немаловажно, от кого будут разосланы приглашения на пресс-конференцию. В этом случае как раз может пригодиться распоряжение местных властей о проведении мероприятия, о котором речь шла ранее. При этом приглашения журналистам могут быть разосланы, например, через пресс-центр городской администрации. К таким приглашениям отношение может быть несколько более серьезным.

Списки приглашенных на пресс-конференцию журналистов должен подготовить сотрудник, отвечающий за контакты с прессой и PR. Он же проводит и регистрацию журналистов перед началом пресс-конференции. Если такового сотрудника у вас нет, этим процессом может руководить менеджер проекта.

Если вы не проводите пресс-конференцию, то необходимо подготовить и обязательно разослать пресс-релиз, т.е. краткую справку о событии.

в начало

Что такое пресс-релиз?

Трудно по-своему выразить общеизвестные истины.

Гораций

Если вы хотите, чтобы вашу докладную прочитали,

напишите ее на одной странице.

Т. Вильсон

Этот документ необходим по нескольким причинам.

С помощью пресс-релиза вы, в первую очередь, напоминаете всем редакциям (а через них – своим потенциальным клиентам) о своем существовании, о своей активности на рынке, сообщаете им о своем очередном мероприятии.

Кроме того, пресс-релиз представляет собой «рыбу» для журналистов, с помощью которой они легко подготовят необходимый для печати материал. Редко когда журналист сам напишет что-либо достойное, даже побывав на пресс-конференции, делать это полностью самому ему, как правило, некогда. К тому же, имея на руках конкретный материал о событии, он уже вряд ли ошибется в его названии, наиболее важных моментах и т.п. Более того, иногда после получения пресс-релиза материал о вашем мероприятии может оказаться в печати, даже если репортер не присутствовал на пресс-конференции.

Как готовить пресс-релизы?

Составляя этот документ, старайтесь смотреть на него глазами журналистов. Не пытайтесь ответить на вопрос «Что хорошего содержится в вашем мероприятии?», а попробуйте ответить на вопрос «Чем данное мероприятие интересно читателям этого издания?»

Хороший пресс-релиз должен обязательно иметь ясный, краткий, содержательный и броский заголовок, передающий одной фразой суть события, о котором вы желаете поведать миру. Именно заголовок, в конечном счете, решает судьбу пресс-релиза. Сотрудник редакции, к которому изначально попадет пресс-релиз, должен из заголовка понять, что ваше событие заслуживает внимания, что речь идет действительно о важной новости, что в пресс-релизе содержится полезная для его издания информация. В противном случае ваш пресс-релиз никого не заинтересует, и он может оказаться в корзине для мусора быстрее, чем его прочитают до конца. Кроме того, удачный заголовок журналисты смогут использовать и для публикации.

Далее следует первый абзац, содержащий введение или краткое изложение сути события. Самое главное в этой части – привлечь внимание редакции. Этот абзац целесообразно выделить каким-либо образом, скорее всего, шрифтом. С его помощью в редакции определят, стоит ли читать дальше, или речь идет о чем-то неинтересном, неважном. Здесь должны присутствовать ответы на вопросы «что, где, когда, кто?»

Далее приводятся все самые главные сведения, цифры, аргументы, т.е. текст должен содержать ответы на вопросы «зачем и почему?»

Если эта часть будет походить на обычную рекламу, над вами просто посмеются в редакции, но публикации вы не дождетесь.

После этого можно излагать второстепенные подробности, но не увлекаться ими. Постарайтесь отделить в тексте новость от точки зрения, факт от комментария.

Общий максимально допустимый размер пресс-релиза – две страницы, лучше одна. Учтите, что никто не будет полностью публиковать ваш текст, в редакции его обязательно сократят. Именно поэтому самое важное следует помещать впереди, а уж остальное – в конце. Пишите достаточно короткими фразами, состоящими не более чем из 15–20 слов.

Завершается пресс-релиз вашими координатами, возможно краткой справкой о вашей фирме и контактной информацией менеджера проекта или лица, ответственного за контакты с прессой.

При составлении пресс-релиза старайтесь придерживаться «законов жанра», которые несколько лет назад довольно исчерпывающе сформулировал главный редактор еженедельника «PC Week» (www.pcweek.ru) Э.М. Пройдаков.

1. Рекомендуется на пресс-релизе поставить дату его написания и желательную дату опубликования материала. Учтите, что информация должна быть свежей, но не недозрелой. Если вы напишете: «Через два месяца состоится конференция...», то, скорее всего, эта новость не попадет в печать. Если вы проводите две пресс-конференции (одну за несколько месяцев до события, а другую накануне), то в первом случае целесообразно написать: «Через два дня состоится заседание Оргкомитета конференции... в котором примут участие...»

2. Не гонитесь за саморекламой, будьте скромнее, дайте читателю действительно интересную информацию. Поставьте себя на его место и подумайте, что может читателя заинтересовать, каковы его проблемы. Желательно, чтобы пресс-релиз выглядел при этом не только как сообщение о каком-то конкретном мероприятии, но и содержал какие-либо дополнительные или обобщающие данные, касающиеся отрасли. «Привяжите» ваше мероприятие к другим событиям. Подавайте материал так, чтобы было заметно, как ваше мероприятие повлияет на жизнь читателей. Это повысит вероятность опубликования вашей новости.

3. Достойно оформляйте пресс-релиз. Печатать его желательно на фирменном бланке, на хорошем принтере и соответствующей бумаге. Если объем превысил одну страницу, не печатайте на второй стороне листа, используйте два листа и нумеруйте их. Шрифт должен быть достаточно крупным, печатайте через 1,5–2 интервала, оставляя достаточные поля. О соблюдении грамматических правил говорить, пожалуй, излишне.

4. Не стоит превышать свои полномочия и ставить на пресс-релизе гриф вроде «Срочно в номер», «Для немедленного опубликования» и т.п. Такие резолюции может выносить только уполномоченный сотрудник редакции.

5. Старайтесь избегать специальных терминов, используйте простой и понятный язык.

Ранее речь шла о пресс-релизе, который составляется накануне самого мероприятия. Однако после завершения конференции можно также составить еще один – постпресс-релиз и разослать его в нужные редакции для опубликования сообщений о прошедшем событии. Такой PR лишним не будет. Все изложенные правила составления пресс-релиза остаются, конечно, в силе.

в начало

Проводим пресс-конференцию

Не отвечай глупому по глупости его,

чтобы и тебе не сделаться подобным ему.

Книга Притчей Соломоновых, гл. 26, стих 4

Дальнейшие шаги по проведению пресс-конференции также практически не отличаются от аналогичных действий, которые вам необходимо будет осуществить уже в ходе проведения искомого мероприятия. Недаром и то и другое содержит в наименовании слово конференция. Об этих обязательных действиях и присущих им особенностях мы подробно поговорим в следующем разделе.

Здесь лишь напомним, что вам необходимо организовать достойную встречу журналистов, провести их регистрацию, раздать бейджи, сувениры, набор информационных материалов (так называемый press kit), оперативно провести саму пресс-конференцию и завершить все это фуршетом для журналистов.

В зависимости от обстоятельств регистрировать журналистов можно одновременно с участниками мероприятия, но тогда желательно за отдельным столом. Бейджи также лучше изготовить из бумаги или картона иного цвета, чем для всех остальных участников: журналисты любят подобные знаки внимания.

Желательно, чтобы набор выдаваемых информационных материалов включал не только пресс-релиз о текущем событии (этот документ журналисты могли получить уже ранее), но и следующие документы:

ü сведения о лицах, которые выступят на пресс-конференции;

ü буклет вашей компании, в котором содержатся краткие сведения о вашей деятельности, о проведенных ранее мероприятиях, о планах на будущее;

ü информацию о спонсорах;

ü другой вспомогательный материал.

Полезным дополнением к раздаточным материалам будут копии выступлений на пресс-конференции, если удастся их подготовить заранее. Таким образом, журналисты должны получить как можно больше данных для подготовки публикации.

Все эти материалы желательно уложить в папку, выполненную с использованием фирменного стиля либо самого мероприятия, либо вашей компании. Если такие папки не вписываются в бюджет, можно использовать обычные канцелярские папки, но наклеить на них стикер с вашей торговой маркой или символикой мероприятия. В папку вкладывается (или к ней прикалывается) визитная карточка менеджера проекта (или руководителя компании, или лица, ответственного за работу с прессой, – по обстоятельствам).

Нелишним будет помнить, что от того, в каком настроении покинут вас журналисты, существенно зависит характер последующих публикаций (если репортер получит изрядную дозу негативных эмоций, то заметка или статья в лучшем случае вообще не появятся либо они будут содержать антирекламу).

Работая с журналистами, не забудьте о второй, не менее важной половине участников пресс-конференции: о тех, кому предстоит выступить и ответить на вопросы прессы.

Каждая из этих персон должна быть заранее предупреждена об участии в пресс-конференции.

Если пресс-конференция проходит в отдельном зале, а не в том же, где и основное событие, необходимо вовремя проводить выступающих в это помещение. Учитывая, что между пресс-конференцией и основным заседанием всегда возникает некоторая пауза, вам нужно быть начеку и не упустить никого из важных персон. Если по дороге заблудится кто-то из журналистов, вы это переживете, но неожиданная потеря запланированного выступающего на пресс-конференции всегда производит плохое впечатление. Репортеры будут чувствовать себя обманутыми.

Идеальный выход – это провести выступающих в заранее приготовленную комнату для VIP-гостей, о которой мы уже упоминали. Там, «за чаем», значительно легче заполнить паузу, еще раз, возможно, оговорить порядок и характер выступлений, уточнить регламент.

На столе, за которым будут сидеть выступающие, также должны быть расставлены таблички с их именами. Как правило, можно использовать те же таблички, что и для основного заседания.

Председатель или ведущий пресс-конференцию после приветствия собравшихся обязательно должен представить всех выступающих. Вот здесь следует не скупиться и подробно перечислить все регалии VIP-гостей, которые участвуют в пресс-конференции. Желательно, чтобы и председатель был достаточно весомой фигурой. Не стоит уж слишком нагружать руководителя Оргкомитета. Один из наиболее приемлемых вариантов – председателем пресс-конференции является кто-то из руководства фирмы – организатора мероприятия.

Далее, как правило, председатель дает возможность сделать запланированные выступления и регулирует процесс ответов на вопросы.

Поскольку иногда журналисты ведут себя на пресс-конференции пассивно, то можно подстраховаться и посадить в зале своего сотрудника, который в нужной ситуации возьмет инициативу на себя и начнет задавать вопросы первым. В такой ситуации может помочь и председатель, объявив: «В Оргкомитет уже поступили некоторые письменные вопросы. Позвольте их огласить». При этом можно не только расшевелить журналистов, но и направить ход пресс-конференции в нужное русло.

Если вам самому как руководителю фирмы-организатора или менеджеру проекта приходится принимать участие в пресс-конференции, то всегда нужно быть готовым к возражениям или провокационным вопросам. Часто находится какой-то репортер, для которого нападение на выступающего может быть просто игрой либо его попросили об этом представители конкурирующей фирмы. Обычно в подобной ситуации возникает желание поставить возмутителя спокойствия на место, ответить резко. Однако предпочтительнее держать себя в руках, соблюдать хладнокровие и самообладание. Избегайте споров. Очень выручает юмор. Такая позиция всегда выглядит достойной и характеризует вас как победителя в поединке.

По мнению известного бизнес-тренера в области ораторского мастерства Радислава Гандапаса (www.radislavgandapas.com), нужно постараться внимательно выслушать оппонента, чтобы он чувствовал, что вы серьезно относитесь к его точке зрения. Не следует открыто возражать; желательно, не выказывая смущения, поблагодарить за интересный вопрос или признать наличие проблемы, о которой идет речь. А далее применить прием, хорошо известный студентам и политикам: говорить на ту тему и выдавать ту информацию, которую знаете или которую считаете нужной. Например, можно начать со слов: «Для того чтобы полноценно ответить на ваш вопрос, следует рассказать вот о чем...»

Если же толкового ответа нет, то лучше честно это признать и пообещать подготовить ответ в ближайшее время (например, в течение суток). При этом стоит записать вопрос и тем самым показать свое уважительное отношение к журналисту. Можно попробовать и другой вариант – попросить некоторое время для раздумий над ответом, а потом, отвечая на другие вопросы, «замылить» тему.

Старайтесь быть объективным, не допускать преувеличений и называть вещи своими именами. Также честно следует извиняться и признавать ошибки, если вас в этом уличили, иначе может быть хуже.

Если заданный вопрос вам непонятен, то разумно попросить повторить вопрос или же самому попытаться его перефразировать.

Ответы должны быть краткими, по сути. Не стоит рассказывать все, что вам известно по заданному вопросу. Тем не менее, избегайте и совсем уж односложных ответов вроде «да» или «нет».

Лучше всего заранее подготовиться к пресс-конференции и постараться сформулировать наиболее вероятные вопросы. После этого можно подготовить подходящие ответы и отрепетировать их исполнение, как роль для спектакля.

Председатель должен жестко следить за регламентом. В частности, если журналистов собралось много, и количество вопросов грозит нарушить весь распорядок, стоит ограничить каждого только одним вопросом. Иногда кто-либо из репортеров вместо вопроса начинает излагать свою позицию. В этом случае уместно его прервать, сославшись, что на пресс-конференции не предполагается дискуссия или обмен мнениями. Можно просто предложить: «Задавайте только ваш вопрос».

В заключение не забудьте пригласить всех журналистов на фуршет. Это – традиция, которую, пожалуй, не следует нарушать. Хотя, конечно, на каждой пресс-конференции обязательно появляются «халявщики», которые пришли туда лишь «выпить-закусить». Обычно эта публика известна уже заранее, поэтому аккуратно и корректно ее отсечь – задача вашей службы безопасности.

Наконец, после проведения пресс-конференции отправьте все подготовленные материалы (желательно с фотоснимками) тем журналистам, которые так и не появились. Причины неявки возможны разные, поэтому ваши внимание и настойчивость могут, тем не менее, дать требуемый результат: публикация о вашем мероприятии все-таки появится в нужном издании.

в начало

Другие варианты

Если вам кажется, что ситуация улучшается,

значит, вы чего-то не заметили.

Следствие из второго закона Чизхолма

Цель ораторского искусства – не истина, но убеждение.

Т. Маколей

Если вы не сочли нужным проводить пресс-конференцию, то подготовить пресс-релиз и пригласить представителей прессы на само мероприятие следует обязательно (конечно, если вы не проводите какое-то закрытое совещание или рядовой обучающий семинар).

Во-первых, журналисты могут после этого и по собственной инициативе написать что-либо о вашем мероприятии.

Во-вторых, у них может возникнуть желание взять интервью у кого-либо из наиболее интересных участников.

В любом случае такой PR (если, конечно, вы каким-то образом не разозлили прессу и не добились негативной реакции) будет полезен. Кстати, некоторые психологи, работающие в бизнесе, считают, что даже плохая слава лучше никакой. Дескать, плохое забывается, в памяти остается лишь название события или компании.

Если вам самому придется давать интервью, постарайтесь следовать следующим правилам:

ü уточните предоставленное вам время и сообразуйте его с тем, что намереваетесь сказать;

ü сохраняйте последовательность выступления, старайтесь придерживаться какого-то логического стержня;

ü избегайте бессодержательных фраз, бессмысленных комплиментов, проявления «общего восторга»;

ü используйте короткие, наполненные конкретным содержанием фразы;

ü старайтесь говорить эмоционально, ярко, используя различные голосовые оттенки для уточнения смысла того, о чем говорите;

ü на «провокационные» вопросы отвечайте подчеркнуто спокойно;

ü если затрудняетесь с ответом, можете признаться, что данная тема вам не знакома и вы ответите на вопрос в следующий раз; есть и другой способ: сделайте вид, что помогаете журналисту, и переформулируйте вопрос в нужном для вас аспекте, затем на него и отвечайте;

ü проявляйте уважение к конкурентам;

ü не касайтесь тем, в которых вы плохо разбираетесь или упоминание о которых в прессе нежелательно;

ü избегайте проявления какой-либо ангажированности.

Теперь, пожалуй, пора переходить непосредственно к реализации вашего мероприятия, т.е. к этапу проведения. Ключевые понятия здесь – логистика и координация. Причем не в виде планов и схем, а на деле.

в начало

к содержанию << >> на следующую страницу

в раздел библиотека