Почему
появилась эта книга?
Вместо введения
Когда надо давать советы другим, каждый –
кладезь премудрости.
Когда надо самому следовать этим советам,
то и мудрец не умнее дурака.
Из трактатов Древней Индии
Замечательное чувство –
знать, что ты сам строишь мир.
Л. Азимов
Недавно один мой знакомый, сотрудник солидной консалтинговой фирмы, в разговоре упомянул, что они собираются провести конференцию по юридическим проблемам развития бизнеса. Тематика выглядела весьма интересной и вполне актуальной. Имея за плечами многолетний опыт организации таких мероприятий, я, естественно, поинтересовался, как продвигается проект.
«Да, есть проблемы, уже прилично вложили денег в эту затею, но никак не можем собрать участников. Уже два раза переносили сроки, и все равно стоим на месте», – был ответ.
«А как вы их агитируете?»
«Ну, сделали информационное письмо, раздаем, рассылаем. Да вот, посмотри, вроде все нормально».
Я взглянул на письмо. Хорошая полиграфия, красивый шрифт, ясно изложено. О чем, где, когда. Но не было главного: что конкретно ждет участника, кого он увидит и услышит.
«А кто у вас выступит?»
«Ну, этот вопрос до конца еще не решен, сейчас ведем переговоры с интересными докладчиками».
«Хорошо. Представь, ты зашел в театральную кассу, и тебе предлагают билеты в хороший зал. Но программу, говорят, увидишь уже на месте, когда придешь на представление (может быть, получится концерт, может, спектакль). Купишь билет?»
«Да-а-а, понятно...»
И мне стало понятно, что многие очевидные для профессионала моменты не ясны множеству людей, которые впервые столкнулись с организацией даже простейшего семинара, не говоря уже о более крупных событиях.
Поэтому я и решил рассказать о своем опыте работы в интереснейшей сфере бизнеса: event-менеджменте (от англ. event – событие).
В мировой системе коммуникаций конференции и другие подобные мероприятия представляют одну из важнейших составляющих. Во всем мире индустрия деловых встреч быстро развивается. В так называемых развитых странах эта важная сфера бизнеса достаточно хорошо разработана и приносит участникам весьма ощутимые прибыли.
В Барселоне с 28 по 30 ноября
Со
всего мира приезжают туда представители компаний из самых различных отраслей, чтобы
найти место проведения какого-либо своего корпоративного мероприятия и выбрать
подходящую фирму для его обслуживания. Более половины специально приглашенных
посетителей составляют агенты корпораций, которые тратят на поездки своих
сотрудников свыше $500 тыс. в год. EIBTM
является одной из самых престижных и элитных выставок подобной тематики: в
Начиная с
Уже
в первый год своего существования она превзошла практически всех своих
конкурентов и по количеству экспонентов (2200 из 119 стран), и по проданной
площади, и, что самое важное, по количеству посетителей: 2570 приглашенных
покупателей, приехавших во Франкфурт из 54 стран. В
Важной особенностью этой выставки является мощное использование современных информационных технологий. Официальный интернет-сайт выставки www.imex-frankfurt.com представляет собой виртуальную версию IMEX. Это позволяет потребителям знакомиться с предложениями экспонентов, обращаться к ним за предложениями, вести с ними переговоры непрерывно, в течение всего года, отделяющего предыдущую выставку от последующей. Таким образом, выставка работает в виртуальном режиме круглогодично.
Пример из жизни
Приведу
лишь некоторые интересные цифры, опубликованные в обзоре рынка event-услуг и
инсентив-туризма (от англ. incentive – побудительный, стимулирующий, поощрительный;
этот вид туризма реализуется по заказам крупных компаний для их сотрудников в
качестве поощрения последних), который был подготовлен для участников выставки
EIBTM-2005 и опубликован на сайте www.eibtm.com.
В США годовой оборот в
этой сфере бизнеса в
Всего в
В этом отношении
Европа является лидером. Только в одной Германии в
Огромную роль в этом
бизнесе начинает играть Китай. Если до недавнего времени
конференционно-выставочная деятельность была, прежде всего, их внутренним
делом, то в настоящее время организаторы со всего мира, особенно Германия,
активно экспортируют в Китай свои ведущие мероприятия. Среди китайских городов
в этом отношении лидируют Пекин и Шанхай.
В мире существует ряд крупных международных ассоциаций, в которые входят фирмы – организаторы мероприятий, гостиницы и т.п. Они помогают своим членам открывать новые возможности для обмена информацией и развития своего бизнеса.
Среди них следует упомянуть в первую очередь следующие организации:
Ø AIPC (www.aipc.org) – Международная ассоциация конгресс-центров (International Association of Congress Centres), включающая представителей 49 стран со всего мира;
Ø CIMPA (www.cimpa.org) – Международная онлайновая ассоциация профессиональных организаторов мероприятий (Connected International Meeting Professionals Association). Это – необычная ассоциация, поскольку занимается онлайновой «стыковкой» продавцов мест и услуг для проведения мероприятий с заинтересованными покупателями. Более чем 8 тыс. членов ассоциации находятся в 32 странах на пяти континентах. С помощью CIMPA ежегодно планируется и реализуется более 100 тыс. деловых встреч. Среди ее членов представлен, пожалуй, наиболее широкий спектр профессий. В CIMPA вступают руководители ассоциаций, организаторы шоу и деловых встреч, туроператоры и специалисты по инсентив-туризму, бизнес-тренеры, докладчики, представители отелей, авиакомпаний, фирм по прокату автомобилей и круизных судов, и т.д.;
Ø ЕСВ (www.euro-congres.org) – Европейское конгресс-бюро (European Convention Bureau) объединяет представителей более 30 европейских стран;
Ø EFCT (www.efct.com) – Европейская Федерация городов, проводящих конференции (European Federation of Conference Towns) включает представителей из 30 европейских государств и оказывает услуги по обеспечению мероприятий заказчикам со всего мира. Развитие индустрии деловых встреч EFCT считает ключевым фактором в деле налаживания бизнес-коммуникаций внутри Европейского экономического сообщества;
Ø EUROMIC (www.euromic.com) – Ассоциация ведущих компаний, управляющих местами проведения мероприятий в Европе и Средиземноморье (Association of the Leading Destination Management Companies in Europe and Mediterranean). Отличительной особенностью ассоциации является принцип «одна компания от одной страны», а также предварительный строгий отбор и приглашение будущих членов, а не прием всех желающих. Представители EUROMIC обеспечивают наивысшее качество обслуживания. Организация с более чем 30-летней историей имеет также представительство в Северной Америке и охватывает 24 места для проведения событий различного уровня;
Ø
IACVB (www.iacvb.org) – Международная ассоциация конгресс- и туристических бюро (International Association of
Convention&Visi-tors Bureaus);
Ø IAPCO (www.iapco.org) – Международная ассоциация профессиональных организаторов конгрессов (International Association of Professional Congress Organisers). В настоящее время имеет 80 членов в 29 странах. Основной своей задачей считает повышение стандартов качества обслуживания мероприятий. Для вступления в IAPCO претендент должен представить доказательства того, что он успешно провел не менее 10 международных конгрессов. Ассоциация содержит специальный учебный институт, который обеспечивает всесторонние международные и региональные образовательные программы для руководителей старшего и среднего звена, занятых проведением конгрессов;
Ø ICCA (www.iccaworkl.com) – Международная ассоциация конгрессов и конференций (International Congress&Conventions Associations) объединяет представителей более 80 стран со всего мира. Организаторы международных мероприятий с помощью сети ICCA могут подыскать подходящее место для проведения, получить техническую помощь, обеспечить доставку участников и т.п.;
Ø MPI (www.mpiweb.com) – Международная ассоциация профессионалов в сфере организации деловых встреч (Meeting Professionals International) является ведущей в области подготовки event-менеджеров. Объединяет около 19 тыс. членов в 66 отделениях и клубах, имеющихся в 60 странах (в том числе в США, Канаде, Европе, Мексике, Пуэрто-Рико и Японии). Приблизительно половина из них относится к организаторам мероприятий, а другая половина – к компаниям, обеспечивающим их проведение. Основная задача ассоциации – оказание помощи и поддержки с целью профессионального роста своих членов, в том числе реализация разнообразных образовательных программ;
Ø РСМА (www.pcma.org) – Международная ассоциация профессиональных event-менеджеров (Professional Convention Management Association) выполняет приблизительно те же функции, что и предыдущая MPI;
Ø SITE (www.site-intl.org) – Общество руководителей ипсентив-туризма И путешествий (Society of Incentive&Travel Executives) объединяет более 1800 членов из 82 стран. SITE проводит образовательные семинары и оказывает различные услуги для всех организаторов корпоративных мотивационных программ, которые направлены на увеличение эффективности в бизнесе. Ключевой компонентой всех таких программ являются путешествия.
Эти организации регулярно проводят свои мероприятия, на которых обсуждают вопросы активизации конференц-бизнеса, новые способы продаж своих услуг, перспективные стандарты качества, методы исследования рынка и т.д. Большинство из них занимается также образовательной деятельностью, повышает квалификацию своих членов.
Этот список влиятельных международных объединений далеко не полный, существует еще множество ассоциаций, которые объединяют гостиницы, рестораны, туристические компании и другие фирмы, оказывающие услуги в сфере подготовки и проведения конференций.
Подобные, уже национальные или региональные, ассоциации имеются и во многих странах, чей бюджет существенно пополняется за счет туристической отрасли.
Создается впечатление, что в Европе конгресс-центры со специализированным оборудованием и обученным персоналом присутствуют в каждом поселке. Это обусловлено тем, что во многих странах event-деятельность рассматривается в качестве сегмента национального рынка, как важная сфера экономики, тесно связанная с такими крупными отраслями, как, например, туризм. Правительства многих государств, городские администрации не только признают на словах, насколько выгодно быть местом проведения международных встреч, но и наделе заботятся о процветании и развитии своих стран и городов.
Во-первых, это позволяет привлечь в свой город или страну бизнесменов и фирмы, которые могут вложить в него инвестиции и организовать бизнес, поделиться знаниями и опытом с местными специалистами, установить новые производственные и торговые связи. Таким образом, event-деятельность выступает как фактор углубления интеграции, формирования единого информационного и экономического пространства, развития бизнеса, причем не только торгового, но особенно инновационного, венчурного.
Во-вторых, регулярное проведение таких мероприятий позволяет развить сеть гостиниц, ресторанов, мест отдыха и создать новые рабочие места для местных жителей, которые их обслуживают. Поэтому во многих странах эта отрасль активно дотируется, особенно из городских бюджетов. С этой точки зрения event-деятельность может рассматриваться как самостоятельный сектор экономики, имеющий громадное социально-экономическое значение.
Некоторым гостиницам конференции приносят большую прибыль и даже стали для них основным источником дохода. Результаты маркетинговых исследований показывают, что участники конференций и Других подобных мероприятий расходуют в три раза больше денег, чем обычный постоялец. Поэтому в последние годы в гостиницах стали оборудовать отдельные помещения для конференций.
Пример из жизни
Известно, что в
течение года в Берлин приезжает со всего мира свыше 1 млн. чел. – участников и посетителей
международных выставок и форумов. Ежедневно каждый из этих людей тратит в общей
сложности (на питание, проживание, сувениры, участие в различных мероприятиях)
500–800 евро. Нетрудно подсчитать, что в результате каждый день в городской
бюджет поступает в среднем несколько миллионов евро.
Пополняют свой бюджет за счет участников деловых встреч не только гостиницы, но и авиакомпании, другие службы сервиса. Инфраструктура конференций обширна и разнообразна. Как правило, в нее включены фирмы-организаторы, маркетинговые компании, туристические агентства, бюро переводчиков, рестораны, транспортные компании, продюсерские компании, специалисты по презентациям и др. Подсчитано, что человеку, который приехал в чужой город для участия в конференции, требуется около 150 отдельных услуг.
Мероприятия стараются проводить в самых неожиданных местах: в старинных дворцах и замках, на круизных теплоходах, курортах и турбазах – организаторы стремятся удивить своих клиентов, а владельцы необычных мест всегда готовы присоединиться к успешно развивающемуся бизнесу.
Каждый город или страна стремятся предоставить место для проведения какого-либо крупного, желательно традиционного мероприятия. Во всем мире известен, например, Давосский форум, куда съезжается бизнес-элита со всего мира.
С другой стороны, крупные организации сочетают свои традиционные встречи с деловым туризмом и проводят свои мероприятия каждый раз в новом, как правило, экзотическом месте.
Во многих городах есть так называемые конгресс-бюро. Это – бесприбыльные организации, которые обычно финансируются городскими властями и гостиницами. Подобные учреждения рекламируют свой город, его возможности и услуги, необходимые для проведения встреч.
Практически все города, в которых проводятся мероприятия, и event-организации имеют свои сайты в Интернете.
Конгрессы и симпозиумы заранее планируются на несколько лет вперед. Достаточно серьезные мероприятия обычно объявляются за 2–4 года до их начала. И весьма крупные бизнесмены заблаговременно отправляют туда свои заявки и помечают эти даты в своих календарях.
Почему же люди едут на конференции? Каковы их мотивы?
На это имеется несколько основных причин.
Первая – обсудить за короткий промежуток времени какую-либо важную, интересующую тему или текущую проблему в той или иной отрасли с достаточно большим числом специалистов, встретиться с известными людьми.
Вторая – пообщаться со старыми друзьями, обменяться мнениями с коллегами, осуществить поиск партнеров и инвесторов, наладить какие-то новые деловые связи, переговорить в достаточно неформальной обстановке с руководителями отрасли, важными персонами, с которыми обычно встретиться не так-то просто.
Третья – получить новую важную информацию по своей работе в сжатые сроки и в концентрированном виде, познакомиться с какими-то новыми идеями, технологиями и т.д.
Четвертая – провести исследования рынка и товара (как своего, так и конкурентов), распространить новую информацию, в том числе рекламу, провести презентацию новой продукции, осуществить PR-акцию в профессиональной аудитории.
Пятая – поучаствовать в культурных программах, которые, как правило, сопровождают любую конференцию, познакомиться с новыми, интересными местами, отдохнуть (иногда вместе с друзьями или с семьей).
Следует заметить, что организация конференций является сферой бизнеса, где очень высока конкуренция. Попробуйте, например, осуществить в Интернете поиск по рубрике «организация конференций». На вас «свалится» по меньшей мере, несколько тысяч ссылок.
Поэтому для успешной работы на этом рынке очень важна ваша настойчивость, активность, даже некоторая агрессивность. Нужно стучаться во все двери, посещать самые различные мероприятия, особенно выставки, вступать (или, по крайней мере, быть вхожим) в различные профессиональные ассоциации и объединения, общаться с людьми, принимающими решения, устанавливать деловые связи на как можно более высоком уровне, заводить знакомства во всех органах власти – от городских до федеральных.
В будущем количество конференций будет только увеличиваться. При этом, по мнению многих специалистов, наиболее вероятны следующие тенденции развития:
ü значительно повысятся требования к качеству обслуживания участников конференций и деловых встреч;
ü возрастет количество организаций, желающих предоставить помещения и сервисные услуги для проведения подобных мероприятий;
ü будет расти число многоцелевых конгресс-центров с современным оборудованием и широкими возможностями;
ü будут распространяться новые формы проведения мероприятий, связанные с интенсивным развитием инфо-коммуникационных технологий;
ü в этой же связи изменятся методы и сократятся сроки подготовки конференций;
ü власти различного уровня будут более серьезно относиться к подобным мероприятиям;
ü повысится значение служб обеспечения безопасности при проведении конференций из-за разрастающейся угрозы со стороны международного терроризма;
ü соответственно увеличатся обороты всех компаний, причастных к обслуживанию мероприятий.
Все эти тенденции, безусловно, относятся и к нашей стране. Более того, в последние годы возрастает интерес зарубежных профессионалов – организаторов конференций к России, особенно к ее туристическим центрам (Санкт-Петербург, Москва, города Золотого кольца, Байкал и др.).
К сожалению, ни один город в России не может претендовать па проведение крупных всемирных форумов. Одна из основных причин заключается в том, что кроме хорошего транспортного сообщения с мировыми столицами такой город должен располагать соответствующей инфраструктурой. В первую очередь ему необходимо иметь оборудованный «по последнему слову техники» конгресс-центр достаточной вместимости.
Пример из жизни
Среднее число
участников на «обычных» всемирных форумах достигает, как правило, нескольких
тысяч человек. Так, регулярно проводимый в США конгресс по лазерной технике
собирает свыше 15 тыс. чел. На ежегодные конференции по различным направлениям
в телекоммуникациях, которые проводит одна из крупнейших международных
профессиональных ассоциаций IEEE (Institute of Electrical and
Electronic Engineers –
Институт инженеров по электротехнике и электронике) Communications Society (www.comsoc.org), приезжает по
7–10 тыс. специалистов.
Во многих странах мира
имеются конгресс-центры, рассчитанные на прием одновременно 20–25 тыс. чел.
Причем в такие комплексы входят, разумеется, не только залы, но и места для
расселения участников.
Подобный действующий
(!) комплекс, построенный для Всемирного духовного университета Брахма Кумарис (www.brahmakumarisru.com), я недавно осматривал в
небольшом городке Абу Роуд
(Abu Road) на севере Индии.
Такие залы, поверьте, производят сильное впечатление.
В Берлине, в городском
выставочном комплексе располагается Международный центр конгрессов, в котором
имеется 80 залов, причем самый большой вмещает 9100 чел.
В Пекине уже имеется
25 крупных современных конгресс-центров. Так, Великий народный дворец (Great Hall of People)
располагает залом для пленарных заседаний на 10 тыс. мест и тридцатью залами
меньших размеров, Пекинский международный конгресс-центр (Beijing
International Convention Centre) может принять 2500 участников и провести
одновременно 60 заседаний.
Основными препятствиями, которые мешают, например, Санкт-Петербургу пополнять свой бюджет за счет проведения крупных международных конференций, являются:
ü отсутствие достаточного числа гостиниц с приемлемым уровнем цен и общепринятым во всем мире качеством услуг;
ü отсутствие оборудованных залов требуемой вместимости;
ü недостаточное внимание городской администрации к этим проблемам.
Пример из жизни
В Санкт-Петербурге
имеется около 200 залов, подходящих по оборудованию для проведения конференций,
но большая их часть рассчитана лишь на 200–300 мест. Самые большие из них можно
сосчитать с помощью пальцев одной руки. Наиболее вместительные залы могут
предоставить организаторам лишь Таврический дворец (1300 мест), Дворец молодежи
(1100), гостиница «Прибалтийская» (1000), гостиница «Санкт-Петербург» (800),
гостиница «Пулковская» (500).
По данным газеты
«Деловой Петербург» (www.dp.ru),
объем въездного туризма в
Ø создание бюро,
занимающегося организацией конгрессов в городе;
Ø развитие гостиничного
рынка;
Ø широкая реклама
происходящих в городе событий и многое другое.
Надеюсь, что кто-то из читателей приложит свои силы для развития этого увлекательнейшего вида бизнеса в нашей стране.
Из собственного опыта могу сказать, что подготовка конференций – занятие необыкновенно увлекательное. Поэтому предполагаю, что и для читателя это дело может стать интересным и любимым, приносящим настоящее удовольствие и удовлетворение. Особенно когда после проведенного мероприятия к вам подходит кто-либо из участников и говорит: «Спасибо за то, что вы нас собрали».
Чем же еще интересен и привлекателен event-бизнес?
Во-первых, он существенно отличается от обычной торговли. Это, по сути, бизнес высокоинтеллектуальный, предполагающий постоянные встречи с весьма интересными людьми, подлинными сливками общества. Без широкой эрудиции и глубокого понимания тенденций развития общества и всех его составляющих, в том числе промышленности, торговли, науки, добиться успеха в этой работе невозможно.
Во-вторых, здесь, как нигде, пожалуй, существуют огромные возможности и хорошие условия для того, чтобы вложить в работу свое отношение к людям, к обществу, к миру в целом, отразить свое мировоззрение, увлечения.
Вас волнуют, например, проблемы сохранения природы – пожалуйста, организуйте мероприятия по экологической тематике. Вы интересуетесь социальными вопросами, проблемами развития малого бизнеса, реабилитацией инвалидов – эти темы еще долго будут актуальными. Любите путешествовать – формируйте мероприятия с выездом за рубеж, с посещением крупных выставок или уникальных предприятий, дополняя это интересной культурной программой, – без клиентов не останетесь.
Если подходить к этой деятельности с единственной целью – заработать денег, думаю, в таком случае можно найти более эффективные сферы бизнеса.
Не бойтесь ставить перед собой высокие цели. Упорство и труд все перетрут. Но лишь при таком подходе вы получите максимум удовлетворения.
Разумеется, кроме высоких целей вам придется задумываться о делах земных и прозаических (бюджете мероприятия, прибыли, например).
Но если у вас имеется достойная цель, а для ее достижения вы прикладываете усилия, убежденность и проявляете напор, то появится и достойный результат. В итоге все будет решать масштаб вашей личности, размах, ваша увлеченность, уверенность в правильно выбранном пути – и ваши способности и умение «заразить» всем этим других людей.
Как и в любой другой сфере деятельности, event-бизнес предоставляет неисчерпаемые возможности «сделать себя», добиться самоуважения и признания со стороны общества.
Итак.